E-Procurement Glossar: OCI, Punchout & cXML

Allgemeine Begriffe

Ovenca: Zentrale Einkaufsplattform für Produkte und Dienstleistungen mit benutzerfreundlichem Online-Shop-Interface.
Vendor Portal: Webportal für Lieferanten zur Erstellung, Pflege und Einreichung von Produktkatalogen.
Catalog Platform: System zur Verwaltung, Validierung, Veröffentlichung und Pflege von elektronischen Katalogen.
Punchout-Kataloge: Beim Lieferanten betriebene Kataloge, in die Benutzer aus dem Einkaufssystem abspringen und deren Warenkorb per OCI oder cXML zurückgegeben wird.
Externer Katalog: Nicht im System gepflegter Katalog, der über eine Punchout- oder OCI-Schnittstelle eingebunden ist.
OCI (Open Catalog Interface): Von SAP definierter Standard, über den ein Einkaufssystem einen externen Webkatalog aufruft und den Warenkorb als Positionsdaten zurückerhält.
OCI-Schnittstelle: Die eingerichtete Verbindung zwischen Einkaufssystem und Lieferantenshop nach dem OCI-Standard: Aufrufstruktur, Feld-Mapping und Tests.
OCI Mapping: Zuordnung von Feldern zwischen Shop-System und ERP bei der Nutzung von OCI-Punchout-Schnittstellen.
OCI-Katalog: Externer Lieferantenkatalog, der per OCI aus dem Einkaufssystem aufgerufen wird. Die Artikeldaten bleiben beim Lieferanten, zurück kommen nur die ausgewählten Positionen.
cXML: XML-Standard für den Austausch von Katalog- und Bestelldaten im eProcurement.
BMEcat: XML-Format für den Austausch elektronischer Produktkataloge zwischen Lieferanten und Einkauf, herausgegeben vom BME e.V.
Purchase-to-Pay: Operativer Beschaffungsprozess vom Bedarf über Bestellanforderung, Freigabe und Bestellung bis zur bezahlten Rechnung. Auch Procure-to-Pay genannt.
Rechtseinheit: Organisationseinheit (z. B. Tochterfirma), für die bestimmte Kataloge oder Benutzer sichtbar sind.
Werkszuordnung: Festlegung, welche Werke oder Standorte auf bestimmte Produkte oder Kataloge zugreifen dürfen.
Eingeschränkter Katalog: Katalog mit begrenztem Zugriff, z. B. nur für bestimmte Benutzer, Abteilungen oder Regionen sichtbar.

Bestelltypen & Qualifizierung

BANF (Bestellanforderung): Interne Anforderung eines Bedarfsträgers an den Einkauf, die geprüft, freigegeben und erst danach in eine Bestellung umgesetzt wird.
Freitextbestellung: Bestellung von Artikeln oder Leistungen, die nicht im Katalog stehen und manuell als Freitext erfasst werden.
Vollqualifizierte Bestellung: Bestellung mit vollständig hinterlegten Stammdaten (Lieferant, Artikelnummer, Preis). Sie kann automatisch an das ERP übertragen werden.
Teilqualifizierte Bestellung: Einige, aber nicht alle relevanten Felder (z. B. Preis oder Artikelnummer) sind ausgefüllt. Ovenca versucht, diese mit Vorschlägen zu vervollständigen.
Nicht qualifizierte Bestellung: Freitextbestellung ohne strukturierte Daten. Muss manuell geprüft und ggf. ergänzt werden.
Bestellvorlage: Vordefinierter Warenkorb oder Artikelliste für wiederkehrende Bedarfe.
Bestellnotiz: Feld zur Angabe zusätzlicher Hinweise oder Wünsche zur Bestellung.
Bestellverfolgung: Funktion zur Nachverfolgung des Bearbeitungs- oder Lieferstatus einer Bestellung.
Budgetfreigabe: Genehmigungsprozess für Bestellungen innerhalb definierter Budgetgrenzen.
Preisstaffel: Preisstruktur basierend auf Mengenabnahme - je mehr bestellt wird, desto günstiger der Stückpreis.
Gespeicherter Warenkorb: Ein nicht abgeschlossener Warenkorb, der zur späteren Bearbeitung gespeichert wurde.
Warenkorbexport: Funktion zur Übertragung von Warenkorbdaten in ein anderes System (z. B. ERP).

Katalogprozess & Bearbeitung

Editable Grid: Interaktive Online-Tabelle zur Pflege und Verwaltung von Katalogprodukten ohne CSV-Datei.
CSV-Upload: Standardformat zur Massenpflege und Initialbefüllung eines Katalogs.
Delta Update: Nur Änderungen (neue/geänderte Produkte) werden eingereicht.
Full Update: Komplettüberschreibung des bisherigen Katalogs.
Kataloghistorie: Chronologische Aufzeichnung aller Änderungen und Versionen eines Katalogs.
Katalogversionierung: Verwaltung und Nachverfolgung von Katalogständen mit Änderungsverlauf und Rücksetzoption.
Katalognutzung: Analyse und Statistik darüber, welche Kataloge und Produkte wie oft verwendet werden.
Geplanter Katalog: Kataloge mit definiertem Start- und Enddatum zur zeitgesteuerten Veröffentlichung.
Inaktiver Katalog: Ein Katalog, der deaktiviert wurde und nicht mehr im Shop angezeigt wird.
Archivierter Katalog: Nicht mehr aktiver Katalog, der zur Nachverfolgung im System gespeichert bleibt.
Katalogverantwortung: Zuweisung der administrativen Verantwortung für einen Katalog im Freigabeprozess.
Veröffentlichungsdatum: Zeitpunkt, zu dem ein Katalog oder Produkt im System sichtbar wird.
Deaktivierungsdatum: Datum, ab dem ein Produkt oder Katalog nicht mehr sichtbar oder bestellbar ist.

Validierung & Fehlerbehandlung

Soft Errors: Warnungen wie fehlende optionale Felder. Katalog kann trotzdem eingereicht werden.
Hard Errors: Struktur- oder Formatfehler, die den Upload verhindern.
Fix Errors in Grid: Interaktive Korrekturmaske zur Behebung von Fehlern nach dem Upload.
Feldvalidierung: Systemseitige Prüfung von Pflichtfeldern, Formaten oder Datenabhängigkeiten bei der Katalogpflege.
Anhangsprüfung: Validierung von hochgeladenen Dateien auf Format, Größe oder Pflichtverknüpfung mit Artikeln.
Preisvalidierung: Prüfung von Preisangaben auf Format, Gültigkeit oder Differenz zur Vorversion.
Datenbereinigung: Automatischer Abgleich zur Vereinheitlichung von Schreibweisen und Datenformaten.

Freigabe & Kommunikation

Freigabematrix: Regelwerk, das festlegt, welche Rolle Bestellanforderungen und Bestellungen bis zu welchem Wert und für welchen Bereich freigeben darf.
Audit Trail: Lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Aktionen für Prüfungen und Compliance.
Approval Workflow: Mehrstufige Freigabe durch Einkäufer inkl. Sichtung, Kommentierung und Rückfragen.
Comment System: Kommunikation auf Produktebene zwischen Vendor und Approver.
Request Changes by Vendor: Strukturierte Änderungsanfrage mit Kommentarfeld zur Behebung von Problemen.
Lieferantenkommentar: Nachricht oder Rückmeldung eines Lieferanten im Rahmen des Freigabeprozesses.
Lieferantenkommentar: Ergänzender Hinweis oder Erläuterung eines Lieferanten zu einem Produkt oder Katalog.
Freigabestatus: Aktueller Stand eines Produkts oder Katalogs im Genehmigungsprozess.
Änderungsprotokoll: Übersicht aller systemseitigen Änderungen an Produkten, Freigaben oder Benutzerrechten.

Produktmanagement & Vorschau

Produktvorschau: Live-Ansicht des Artikels mit Bild, Beschreibung und Preis vor Veröffentlichung.
SmartForms: Konfigurierbare Formulare für individualisierbare Artikel (z. B. Visitenkarten).
Bundles: Kombination mehrerer Produkte zu einem Paket - entweder verpflichtend oder optional auswählbar.
Produktgruppe: Logische Gruppierung ähnlicher Artikel innerhalb eines Katalogs.
Produktbild: Visuelle Darstellung eines Produkts im Katalog - als Vorschau oder Galerieansicht.
Produktverantwortlicher: Benutzer mit Berechtigung zur Verwaltung und Freigabe bestimmter Produkte oder Kategorien.
Produktersetzung: Vorschlag eines alternativen Produkts bei Auslaufartikeln oder Verfügbarkeitsproblemen.
Bundle-Gruppe: Gruppe von Produkten, die gemeinsam bestellt werden - verpflichtend oder optional.
Kategoriebaum: Hierarchische Struktur zur Organisation von Produkten im Katalog nach Kategorien und Unterkategorien.
Datenanreicherung: Ergänzung von Produktinformationen wie Bildern, technischen Daten oder Schlagwörtern.
Inaktives Produkt: Ein Produkt, das im Katalog nicht mehr angezeigt oder bestellt werden kann.
Manuelles Produkt: Ein Artikel, der direkt im System ohne Katalog-Upload angelegt wurde, meist durch den Einkauf.
Lieferzeit: Angabe in Tagen, bis wann ein Artikel nach Bestellung voraussichtlich geliefert wird.

Benutzerfreundlichkeit & Navigation

Suche & Filter: Erweiterte Suche über alle Produktattribute, Hersteller, Kategorien usw.
Kommentarfunktion: Direkter Austausch zwischen Einkäufer und Lieferant bei Unstimmigkeiten.
Warenkorbverwaltung: Speicherung, Nachbearbeitung und Reaktivierung von Einkaufswagen.
Autocomplete Suche: Echtzeit-Vorschläge während der Eingabe von Suchbegriffen im Katalog.
Facettensuche: Erweiterte Filterung in der Produktsuche nach Attributen, Kategorien oder Herstellern.
Favoritenliste: Persönlich gespeicherte Produkte für schnellen Zugriff und wiederkehrende Bestellungen.
Tooltips & Hilfetexte: Kontextuelle Unterstützungselemente in der Oberfläche zur besseren Nutzerführung.
Mehrsprachigkeit: Funktion zur Darstellung von Katalogdaten in mehreren Sprachen.
Katalogfilter: Eingrenzung der angezeigten Produkte durch Filterkriterien wie Kategorie, Lieferant oder Status.
Shop-Vorschau: Ansicht, wie der eingereichte Katalog später im Shop dargestellt wird.

Maßeinheiten & Mengen

Einheit: Standardisierte Maßeinheit für Bestell- oder Mengendarstellung (z. B. PCE, LTR, KG).
UOM-Tabelle: Tabelle mit erlaubten Maßeinheiten zur Verwendung im Katalog (z. B. Stück, Liter, Set).
Mindestbestellmenge: Die kleinstmögliche Menge, die von einem Produkt bestellt werden kann.
Bestelleinheit: Maßeinheit, in der ein Produkt im System bestellt wird (z. B. Stück, Karton, Liter).
Mengenumrechnung: Funktion zur automatischen Umrechnung von Inhaltseinheit zu Bestelleinheit im System.
Inhaltseinheit: Maßeinheit, die angibt, wie viel Inhalt in einer Bestelleinheit enthalten ist.

Lieferanten & Integration

Lieferantenzuordnung: Festlegung, welcher Lieferant welchen Artikel oder Katalog pflegen darf.
Lieferantenperformance: Kennzahlenbasierte Bewertung von Lieferanten nach Termintreue, Qualität oder Reaktionsgeschwindigkeit.
Lieferantenprofil: Zentrale Übersicht mit Kontaktdaten, Katalogen und Verantwortlichkeiten eines Vendors.
Lieferanten-Dashboard: Übersicht für Lieferanten über alle eingereichten, genehmigten oder abgelehnten Kataloge.

Strategie & Business Value

Maverick Buying: Beschaffung am Einkauf vorbei: Bestellungen ohne den vorgesehenen Prozess, Rahmenvertrag oder Katalog, mit Folgen für Kosten und Transparenz.
Beschaffungskosteneinsparungen: Einsparungen durch niedrigere Prozesskosten pro Bestellung, weniger Maverick Buying und vereinbarte Preise, die über Kataloge jede Bestellung erreichen.
ROI-Rechner für eProcurement
Beschaffungs-ROI: Jährliche Einsparungen aus Beschaffungsprozessen und -technologie im Verhältnis zur Investition, oft als Amortisationszeit in Monaten angegeben.
ROI-Rechner für eProcurement

Benutzerverwaltung & Sicherheit

DSGVO im Einkauf: Anwendung der Datenschutz-Grundverordnung auf Beschaffungsprozesse und personenbezogene Daten von Lieferanten und Mitarbeitenden.
Benutzerrolle: Zuweisung bestimmter Rechte und Funktionen an Benutzer basierend auf ihrer Rolle im Unternehmen.
Login-Historie: Protokoll aller An- und Abmeldungen von Benutzern im System zur Nachvollziehbarkeit und Sicherheit.
SSO Integration: Single Sign-On zur Anmeldung am eProcurement-System über vorhandene Benutzerkonten.
Benutzersynchronisierung: Automatischer Abgleich von Benutzerkonten zwischen eProcurement-System und Identity Management.
Bearbeitungssperre: Mechanismus zur Verhinderung gleichzeitiger Bearbeitung eines Katalogs oder Produkts.

Datenmanagement & Export

Datenexport: Funktion zum Exportieren von Katalogdaten, Bestellungen oder Berichten in verschiedene Formate.
Datenimport: Upload-Funktion zur Massenpflege oder initialen Anlage von Produkt- und Benutzerdaten.
Exportprofil: Vorkonfigurierte Datenstruktur für den Katalogexport in bestimmte Zielsysteme oder Formate.
Benutzerdefiniertes Feld: Individuell konfigurierbares Datenfeld zur Erweiterung der Produktbeschreibung oder -klassifikation.