Beschaffungssoftware auswählen

In drei Schritten. Erstens klären Sie, welche Aufgabe gelöst werden soll: Bestellprozess, Lieferantenanbindung, Ausschreibung, Vertrag oder Rechnung. Zweitens legen Sie die Rahmenbedingungen fest: führendes ERP, Betriebsmodell, Vorgaben zu Datenhaltung und Sicherheit. Drittens stellen Sie allen Anbietern dieselben Fragen und lassen sich die Antworten am laufenden System zeigen. Funktionslisten allein unterscheiden die Anbieter kaum.

Die eine beste Beschaffungssoftware gibt es nicht. Welche passt, hängt davon ab, welche Aufgabe im Vordergrund steht, welches ERP führend ist, ob eine eigene Instanz oder ein Public-Cloud-Dienst gefordert ist, wie viele Gesellschaften und Lieferanten angebunden werden und wie viel Veränderung die Organisation tragen kann. Ein System, das für einen Konzern mit mehreren ERP-Systemen richtig ist, ist für ein kleines Unternehmen ohne ERP zu viel, und umgekehrt.

Mitarbeiter bestellen aus freigegebenen Sortimenten statt per E-Mail oder Freitext. Der Einkauf wird von Routinebestellungen entlastet, und verhandelte Konditionen werden genutzt. Die Finanzabteilung kennt Verpflichtungen vor der Rechnung. Freigaben und Änderungen sind dokumentiert. Diese Vorteile setzen gepflegte Kataloge und geklärte Freigaberegeln voraus. Die Software allein stellt sie nicht her.

Im Sprachgebrauch meist keiner. Beide Begriffe werden für dieselben Systeme verwendet. Wo unterschieden wird, meint Beschaffungssoftware eher die operative Abwicklung von Bestellungen und Einkaufssoftware eher den gesamten Einkauf einschließlich Ausschreibung, Vertrag und Lieferantenmanagement. Eine verbindliche Abgrenzung gibt es nicht. Fragen Sie deshalb nicht nach dem Begriff, sondern nach den Aufgaben, die ein System abdeckt.

E-Procurement-Systeme führen den operativen Bestellprozess elektronisch: Lieferanten stellen Kataloge bereit, Mitarbeiter suchen und bestellen darin, und die Bestellung wird an das ERP übergeben. Sie ergänzen das ERP an der Stelle, an der viele gelegentliche Besteller und viele Lieferanten zusammenkommen. Ausschreibung, Vertragsverwaltung und Rechnungsverarbeitung gehören in der Regel nicht dazu.

Keiner der beiden Wege ist grundsätzlich besser. Eine Suite passt, wenn mehrere Einkaufsfunktionen gleichzeitig erneuert werden sollen, ein Vertragspartner gewünscht ist und das Betriebsmodell des Anbieters zu den eigenen Vorgaben passt. Eine Speziallösung (Best-of-Breed) passt, wenn das ERP führend bleiben soll, ein bestimmter Engpass zu lösen ist oder Vorgaben zu Betriebsort und Datenhaltung bestehen. Der Preis dafür sind Schnittstellen, die definiert und betrieben werden müssen.

Das lässt sich nicht pauschal beziffern. Die Kosten bestehen in der Regel aus Lizenz, Einführung und Integration sowie laufendem Betrieb. Sie hängen ab von der Zahl der Nutzer und Rollen, den eingesetzten Modulen, den Schnittstellen zum ERP und zu Lieferanten, dem Betriebsmodell und den Anforderungen an Compliance. Bei manchen Anbietern kommen Gebühren für Lieferanten hinzu. Ovenca wird individuell angeboten. Es gibt keine Preisliste und keine festen Editionen, und Lieferanten zahlen keine Netzwerkgebühren.

Das hängt vom Umfang ab: von der Zahl der Module, Kataloge, Lieferanten, Schnittstellen und Standorte und davon, wie viel Kapazität IT und Einkauf einbringen können. Eine Suite über mehrere Einkaufsfunktionen ist ein größeres Vorhaben als ein einzelner Baustein vor dem ERP. Für die Ablösung eines bestehenden Katalogsystems durch Ovenca gilt: in der Regel drei bis sechs Monate.