Indirekter Einkauf: Definition, Warengruppen und Software für indirekte Beschaffung

Indirekter Einkauf ist die Beschaffung aller Güter und Dienstleistungen, die ein Unternehmen für seinen Betrieb benötigt, die aber nicht in das Endprodukt eingehen. Typische Beispiele sind Ersatzteile, Werkzeuge, Bürobedarf, IT-Ausstattung, Reinigung, Marketingleistungen und Beratung. Gleichbedeutend wird der Begriff indirekte Beschaffung verwendet.

Der direkte Einkauf beschafft Rohstoffe, Komponenten und Handelsware, die in das Produkt eingehen; der Bedarf ergibt sich aus der Produktionsplanung. Der indirekte Einkauf beschafft alles, was den Betrieb aufrechterhält; der Bedarf entsteht bei einzelnen Mitarbeitenden in allen Abteilungen. Direkter Einkauf bedeutet wenige Lieferanten und große, planbare Mengen, indirekter Einkauf viele Lieferanten und viele kleine Bestellungen.

MRO ist die Abkürzung für Maintenance, Repair and Operations, auf Deutsch Wartung, Reparatur und Betrieb. Im Einkauf bezeichnet MRO die Materialien und Leistungen, mit denen Anlagen, Maschinen und Gebäude instand gehalten und betrieben werden: Ersatzteile, Werkzeuge, Schmierstoffe, Elektromaterial und Instandhaltungsleistungen. MRO ist eine Warengruppe des indirekten Einkaufs. In der Luftfahrt steht das O auch für Overhaul, also Überholung.

Indirektes Material ist Material, das nicht in das Endprodukt eingeht oder ihm nicht einzeln zugerechnet wird. Dazu zählen Betriebsstoffe wie Schmier- und Reinigungsmittel, Werkzeuge, Ersatzteile, Arbeitsschutz und Büromaterial. In der Kostenrechnung wird es als Gemeinkostenmaterial geführt; gebräuchlich ist auch der Begriff Nichtproduktionsmaterial.

Üblich sind MRO, C-Teile und Betriebsstoffe, Arbeitsschutz und Laborbedarf, IT und Telekommunikation, Facility Management, Büro- und Geschäftsausstattung, Marketing, Dienstleistungen und Beratung sowie Reisen und Fuhrpark. Die genaue Abgrenzung legt jedes Unternehmen in seiner Warengruppenstruktur fest.

Tail Spend bezeichnet den Teil der Ausgaben, der sich auf sehr viele kleine Bestellungen und Lieferanten verteilt und vom Einkauf nicht aktiv gesteuert wird. Er entsteht überwiegend im indirekten Einkauf. Reduzieren lässt er sich, indem wiederkehrende Bedarfe in Kataloge überführt und auf weniger Lieferanten gebündelt werden.

C-Teile-Management ist die Organisation der Beschaffung geringwertiger Artikel mit hoher Bestellhäufigkeit, etwa Schrauben, Dichtungen oder Arbeitshandschuhe. Ziel ist, den Aufwand je Bestellung zu senken: durch Kataloge mit festen Preisen, wenige Lieferanten und vereinfachte Freigaben. Physische Nachschublösungen wie Kanban-Regale oder Ausgabeautomaten kommen vom jeweiligen C-Teile-Lieferanten; eine eProcurement-Software bildet den Bestellprozess ab.

Indem der offizielle Bestellweg einfacher wird als der Umweg. In der Praxis heißt das: ein Katalog, in dem Bedarfsträger die freigegebenen Artikel schnell finden, ein geregelter Weg für Bedarfe außerhalb des Katalogs und Freigaben, die nicht aufhalten. Ergänzend braucht es eine klare Vorgabe, dass Rechnungen ohne Bestellung die Ausnahme sind.

Sie stellt Bedarfsträgern Kataloge und Punchout-Shops in einer Oberfläche bereit, erzeugt aus dem Warenkorb eine Bestellanforderung, leitet sie nach hinterlegten Regeln zur Freigabe und übergibt den freigegebenen Vorgang an das ERP. Lieferanten pflegen ihre Katalogdaten über ein Portal. Der Einkauf steuert Sortiment, Sichtbarkeit und Freigabewege und erhält Auswertungen zu Bestellungen und Nutzung.

Nein. Ovenca ist eine eProcurement-Software, mit der Ihr Einkauf den indirekten Bedarf selbst steuert. Die Auslagerung des indirekten Einkaufs an einen Dienstleister (Business Process Outsourcing, BPO) bieten wir nicht an. Ihre Lieferanten, Rahmenverträge und Konditionen bleiben in Ihrer Hand.

Ovenca wird per OCI-Punchout, cXML oder API an SAP ERP und S/4HANA angebunden. Microsoft Dynamics, Oracle, Infor und proprietäre ERP-Systeme werden auf demselben Weg angebunden. Die Plattform läuft wahlweise On-Premise, in einer Private Cloud in der EU oder hybrid.

Dienstleistungen können über Katalogpositionen, Freitext und SmartForms angefordert und freigegeben werden. Der Schwerpunkt von Ovenca liegt auf Sachgütern; eine spezialisierte Dienstleistungsbeschaffung mit Leistungserfassung ist nicht enthalten und bleibt im ERP oder in einem dafür vorgesehenen System.