Digitale Beschaffung: Prozess, Vorteile und Einführung im Einkauf
Was digitale Beschaffung von E-Procurement und Einkauf 4.0 unterscheidet, wie der digitale Beschaffungsprozess Schritt für Schritt abläuft und was Einkauf, Fachbereiche, Finanzen, IT und Revision konkret davon haben.
Ein Leitfaden für Unternehmen der Privatwirtschaft mit vielen Bedarfsträgern, mehreren Gesellschaften und einem ERP, das führend bleiben soll. Mit Reifegradmodell, typischen Hürden und einer Reihenfolge für den Einstieg im indirekten Einkauf.
- Definition und Abgrenzung
- Prozess Schritt für Schritt
- Vorteile je Abteilung
- Reifegradmodell und Roadmap
Was ist digitale Beschaffung?
Digitale Beschaffung bezeichnet die durchgängig elektronische Abwicklung des Einkaufs: Vom Bedarf über Bestellanforderung, Freigabe und Bestellung bis zu Wareneingang, Rechnung und Auswertung werden Daten einmal erfasst und von System zu System weitergegeben, statt per E-Mail, Formular oder Tabelle übertragen zu werden.
Digital ist ein Beschaffungsprozess nicht schon dann, wenn ein Papierformular durch ein PDF ersetzt wurde. Entscheidend ist, dass die Daten strukturiert vorliegen: Artikel, Preis, Lieferant, Kostenstelle und Genehmiger sind Felder, mit denen das nächste System weiterarbeiten kann. Erst dann lassen sich Freigaben nach Regeln steuern, Bestellungen ohne erneutes Abtippen an das ERP übergeben und Ausgaben nach Warengruppen auswerten.
In der Praxis betrifft die Digitalisierung im Einkauf zuerst den indirekten Bedarf: Büro- und Verbrauchsmaterial, Arbeitsschutz, Laborbedarf, Werkzeuge, Ersatzteile, IT-Zubehör. Dort gibt es viele Besteller, viele Lieferanten und viele kleine Vorgänge, und dort entsteht besonders viel manueller Aufwand.
Digitale Beschaffung auf einen Blick
- Gegenstand
- Der gesamte Beschaffungsprozess, operativ und strategisch, einschließlich der Zusammenarbeit mit Lieferanten
- Kernprinzip
- Daten werden einmal strukturiert erfasst und ohne Medienbruch an den nächsten Schritt übergeben
- Typische Bausteine
- Elektronische Kataloge, Bestellanforderung, Freigabeworkflow, ERP-Integration, Lieferantenportal, Auswertungen
- Beteiligte
- Einkauf, Bedarfsträger in den Fachbereichen, Finanzen und Controlling, IT, Revision, Lieferanten
- Abgrenzung
- E-Procurement ist der operative Teil davon; Einkauf 4.0 beschreibt das Zielbild eines vernetzten Einkaufs
Digitale Beschaffung, E-Procurement, Einkauf 4.0: die Unterschiede
Die drei Begriffe werden oft gleichbedeutend verwendet, meinen aber Unterschiedliches: einen Oberbegriff, eine Systemkategorie und ein Leitbild.
| Kriterium | Digitale Beschaffung | E-Procurement | Einkauf 4.0 |
|---|---|---|---|
| Was der Begriff beschreibt | Den Zustand, dass Beschaffung durchgängig elektronisch und datenbasiert abläuft | Die elektronische Abwicklung von Bestellvorgängen über Kataloge, Bestellanforderungen und Freigaben | Ein Leitbild, abgeleitet von Industrie 4.0: der vernetzte, weitgehend automatisierte Einkauf |
| Umfang | Strategischer und operativer Einkauf, Lieferantenmanagement, Rechnungsabwicklung, Auswertung | Vor allem der operative Einkauf, vom Bedarf bis zur Bestellung | Der gesamte Einkauf einschließlich seiner Vernetzung mit Produktion, Logistik und Lieferanten |
| Typische Werkzeuge | ERP, E-Procurement-System, Lieferantenportal, Ausschreibungs- und Vertragsmanagement, Rechnungsverarbeitung | Katalogsystem, interner Einkaufsshop, Punchout-Anbindung von Lieferantenshops, Freigabeworkflow | Kein festes Werkzeug; beschrieben werden Fähigkeiten wie automatische Bedarfsauslösung und durchgängiger Datenaustausch |
| Hauptnutzer | Einkauf, Fachbereiche, Finanzen, IT und Lieferanten | Bedarfsträger, Genehmiger und operative Einkäufer | Einkaufsleitung und Strategie |
| Wofür der Begriff taugt | Als Rahmen für eine Roadmap über mehrere Jahre | Als konkretes Projekt mit abgrenzbarem Umfang | Als Richtungsangabe, nicht als Projektauftrag |
Verwandte Begriffe kurz erklärt
- Digitalisierung im Einkauf
- Der Weg, nicht der Zustand: die schrittweise Umstellung einzelner Abläufe auf elektronische, integrierte Prozesse. Wer von der digitalen Transformation der Beschaffung spricht, meint dasselbe und schließt Rollen und Zuständigkeiten ein.
- Purchase-to-Pay und Source-to-Pay
- Prozessbegriffe statt Systembegriffe. Purchase-to-Pay reicht von der Bestellanforderung bis zur Zahlung, Source-to-Pay beginnt bereits bei Ausschreibung und Lieferantenauswahl.
- E-Vergabe
- Die elektronische Vergabe öffentlicher Aufträge. Sie folgt dem Vergaberecht und nutzt eigene Plattformen. Diese Seite behandelt die Beschaffung in Unternehmen der Privatwirtschaft.
Der digitale Beschaffungsprozess Schritt für Schritt
Sieben Schritte, jeweils im Vergleich: wie der Vorgang manuell abläuft und was sich im digitalen Beschaffungsprozess ändert.
| Schritt | Manuell | Digital |
|---|---|---|
| 1Sortiment und Konditionen bereitstellen | Preislisten kommen als PDF oder Excel-Datei per E-Mail. Der Einkauf legt sie ab oder pflegt einzelne Artikel von Hand ins ERP. Welche Liste gerade gilt, weiß oft nur, wer sie verhandelt hat. | Lieferanten liefern Kataloge in strukturierten Formaten wie BMEcat oder CSV oder binden ihren Webshop per Punchout an. Der Einkauf prüft und gibt frei; die verhandelten Preise stehen danach allen Bestellern zur Verfügung.Zum Katalogmanagement |
| 2Bedarf und Produktsuche | Wer einen Bedarf hat, sucht im Internet, ruft beim Lieferanten an oder fragt eine Kollegin, wie zuletzt bestellt wurde. Ob es einen Rahmenvertrag gibt, ist am Arbeitsplatz nicht ersichtlich. | Bedarfsträger suchen in einer Oberfläche über alle freigegebenen Kataloge und Lieferantenshops. Sie sehen nur Artikel, die für ihre Organisationseinheit freigeschaltet sind, mit dem verhandelten Preis.Zum Catalog Shop |
| 3Bestellanforderung | Der Bedarf wird als E-Mail, Formular oder Zuruf an den Einkauf weitergegeben. Dort werden Artikel, Menge, Lieferant und Kostenstelle erneut ins ERP eingetippt; Rückfragen wegen fehlender Angaben gehören dazu. | Aus dem Warenkorb entsteht die Bestellanforderung mit Artikelnummer, Preis, Lieferant und Kontierung. Für Bedarfe außerhalb des Katalogs gibt es Freitextpositionen und Formulare mit Pflichtfeldern.Was ist eine BANF? |
| 4Freigabe | Genehmigt wird per Unterschrift oder E-Mail-Antwort. Wer zuständig ist, ergibt sich aus Gewohnheit oder einer Unterschriftenregelung im Intranet. Bei Abwesenheit bleibt der Vorgang liegen, und später lässt sich kaum belegen, wer wann zugestimmt hat. | Das System leitet die Anforderung nach Wert, Kostenstelle oder Warengruppe an die zuständigen Genehmiger. Jede Entscheidung wird mit Person, Zeitpunkt und Kommentar protokolliert.Was ist eine Freigabematrix? |
| 5Bestellung und Übergabe an das ERP | Der Einkauf legt die Bestellung im ERP an und schickt sie als PDF an den Lieferanten. Tippfehler bei Menge, Preis oder Artikelnummer fallen erst bei der Lieferung oder der Rechnung auf. | Die freigegebene Anforderung wird über eine Schnittstelle an das ERP übergeben und dort zur Bestellung. Der Einkauf greift nur ein, wenn eine Regel es verlangt, etwa bei Freitextbedarf oder oberhalb einer Wertgrenze.Beschaffung neben S/4HANA |
| 6Wareneingang und Rechnungsprüfung | Ob geliefert wurde, klärt die Buchhaltung per Rückfrage im Fachbereich. Rechnungen ohne Bestellbezug müssen einzeln zugeordnet, kontiert und freigegeben werden. | Der Wareneingang wird im ERP gegen die Bestellung gebucht. Weil Preis, Menge und Kontierung aus der Bestellung stammen, kann die Rechnung gegen Bestellung und Wareneingang geprüft werden, ohne dass jemand nachfragen muss.Der Gesamtprozess: Source-to-Pay |
| 7Auswertung | Ausgaben werden nachträglich aus Buchungsdaten zusammengesucht. Was über Kreditkarte, Barauslage oder direkt beim Lieferanten bestellt wurde, taucht in keiner Warengruppe auf. | Bestellungen liegen mit Warengruppe, Lieferant, Kostenstelle und Besteller vor. Der Einkauf sieht, welche Kataloge genutzt werden, wonach erfolglos gesucht wird und wo am Rahmenvertrag vorbei bestellt wird. |
Vorteile der digitalen Beschaffung nach Abteilung
Ob sich die Umstellung lohnt, beurteilt jede Abteilung nach eigenen Maßstäben. Deshalb hier keine allgemeine Liste, sondern die Sicht der fünf Gruppen, die im Projekt mitentscheiden.
Einkauf
Der operative Einkauf hört auf, Bestellungen für andere abzutippen, und gewinnt Zeit für Warengruppen, Lieferanten und Verhandlungen.
- Katalogbestellungen laufen innerhalb definierter Regeln ohne Eingriff des Einkaufs
- Verhandelte Konditionen kommen tatsächlich in der Bestellung an, weil der Rahmenvertragsartikel der einfachste Weg ist
- Maverick Buying wird sichtbar und damit steuerbar
- Lieferanten pflegen Katalogdaten selbst; der Einkauf prüft und gibt frei
Fachbereich und Bedarfsträger
Wer nur gelegentlich bestellt, will kein ERP bedienen und keine Einkaufsrichtlinie auswendig kennen.
- Eine Suche statt mehrerer Lieferantenportale, Logins und Preislisten
- Bestellen ohne Schulung, ähnlich wie in einem Onlineshop
- Der Status der eigenen Anforderung ist einsehbar: eingereicht, in Freigabe, bestellt
- Favoriten für wiederkehrende Bedarfe
Finanzen und Controlling
Für die Finanzseite zählt, dass eine Ausgabe bekannt ist, bevor die Rechnung eintrifft.
- Verpflichtungen sind ab der Bestellanforderung sichtbar, nicht erst mit der Rechnung
- Kostenstelle und Sachkonto werden bei der Anforderung festgelegt, nicht nachträglich in der Buchhaltung
- Budgetgrenzen je Kostenstelle greifen vor der Bestellung
- Rechnungen mit Bestellbezug lassen sich im ERP ohne Rückfragen prüfen
IT
Die IT bewertet, ob die Lösung zur Systemlandschaft passt und wie viel Betrieb sie verursacht.
- Das ERP bleibt führend für Bestellung, Wareneingang und Rechnung; es wird nicht für Gelegenheitsnutzer umgebaut
- Anbindung über etablierte Wege wie OCI, cXML oder API statt über Eigenentwicklungen
- Eine Plattform für mehrere Gesellschaften, auch mit unterschiedlichen ERP-Systemen
- Das Betriebsmodell folgt den eigenen Vorgaben: im eigenen Rechenzentrum oder in einer Private Cloud
Compliance und Revision
Für Prüfer ist ein Prozess so gut wie sein Nachweis.
- Jede Freigabe ist mit Person, Zeitpunkt und Kommentar dokumentiert
- Das Vier-Augen-Prinzip ist im Ablauf verankert, nicht nur in der Richtlinie
- Änderungen an Katalogen und Preisen sind nachvollziehbar
- Nachweise und Selbstauskünfte von Lieferanten liegen strukturiert vor, etwa für das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz
Zu Einsparversprechen
Pauschale Prozentwerte zur Kostensenkung finden Sie hier nicht. Wie viel ein Unternehmen spart, hängt von der Zahl der Bestellungen, dem heutigen Aufwand je Vorgang und dem Anteil katalogfähiger Bedarfe ab. Diese Größen lassen sich im eigenen Haus erheben und im ROI-Rechner durchspielen.
Woran Digitalisierungsprojekte im Einkauf scheitern
Wenn Projekte ins Stocken geraten, liegt es selten an der Software und häufiger an Katalogdaten, Zuständigkeiten und Akzeptanz. Sechs typische Hürden und was dagegen hilft.
| Hürde | Was passiert | Was hilft |
|---|---|---|
| Leere oder veraltete Kataloge | Zum Start sind nur wenige Lieferanten angebunden. Besteller finden nicht, was sie brauchen, und kehren zu Telefon und E-Mail zurück. | Vor dem Start die Warengruppen mit den meisten Bestellvorgängen ermitteln und genau diese Lieferanten zuerst anbinden. Die Katalogpflege dem Lieferanten übertragen, mit Prüfung durch den Einkauf. |
| Der alte Prozess wird eins zu eins nachgebaut | Jede Sonderregel und jede historisch gewachsene Unterschrift wird ins neue System übernommen. Das Ergebnis ist ein digitaler Prozess, der genauso lange dauert wie der alte. | Die Freigabematrix vor der Einführung überarbeiten: wenige Stufen, klare Wertgrenzen, Zuständigkeit nach Kostenstelle. |
| Ungeklärte Systemgrenzen | Es bleibt offen, welches System Lieferanten, Materialnummern und Kostenstellen führt und wo die Bestellung entsteht. Die Folge sind doppelte Datenpflege und Schnittstellen, die niemand verantwortet. | Früh festlegen, welches System welchen Schritt führt und welche Belege in welche Richtung ausgetauscht werden. |
| Zu viel auf einmal | Ausschreibung, Vertragsmanagement, Katalog, Rechnungseingang und Lieferantenbewertung sollen zum selben Stichtag starten. Einkauf, IT und Finanzen sind über lange Zeit gebunden, und ein Nutzen zeigt sich erst spät. | Mit dem Engpass beginnen, meist dem Bestellprozess für indirekte Bedarfe, und von dort aus erweitern. |
| Bedarfsträger werden zu spät einbezogen | Das Projekt wird aus Sicht des Einkaufs geplant. Die Menschen, die täglich bestellen, sehen das System zum ersten Mal in der Schulung. | Pilotnutzer aus den Fachbereichen früh beteiligen und die Suche mit ihren tatsächlichen Suchbegriffen testen. |
| Freitext als Dauerlösung | Was nicht im Katalog steht, wird als Freitext bestellt. Wächst dieser Anteil, landet die Arbeit wieder im Einkauf, und die Auswertbarkeit geht verloren. | Freitextbestellungen regelmäßig auswerten und wiederkehrende Bedarfe in Kataloge oder Formulare überführen. |
Fünf Stufen der Digitalisierung im Einkauf
Ein pragmatisches Modell zur Einordnung, keine Norm. Die meisten Unternehmen stehen je nach Warengruppe und Gesellschaft auf unterschiedlichen Stufen. Die Roadmap ergibt sich aus der Frage, was auf der nächsten Stufe fehlt.
Papier, E-Mail und Excel
Bedarfe werden formlos gemeldet, Freigaben per Unterschrift oder E-Mail erteilt. Das ERP sieht den Vorgang erst mit der Rechnung.
Bestellung im ERP
Der Einkauf erfasst Bestellanforderungen und Bestellungen im ERP. Bedarfsträger haben keinen eigenen Zugang; der Einkauf tippt ab, was ihm gemeldet wird.
Kataloge für Bedarfsträger
Bedarfsträger bestellen selbst aus elektronischen Katalogen und angebundenen Lieferantenshops. Preise und Artikel stammen aus verhandelten Sortimenten.
Integrierter Prozess
Freigaben folgen Regeln, die freigegebene Anforderung geht ohne erneute Erfassung an das ERP, Lieferanten pflegen ihre Kataloge selbst. Freitextbedarfe sind die Ausnahme.
Steuerung über Daten
Der Einkauf wertet Bestellungen, Suchverhalten und Katalognutzung aus, passt Sortimente und Regeln daran an und rollt den Prozess auf weitere Gesellschaften und Länder aus.
Ovenca setzt an den Stufen drei bis fünf an: Katalog, Bestellanforderung, Freigabe, Übergabe an das ERP und Auswertung der Nutzung.
Was im indirekten Einkauf zuerst digitalisiert werden sollte
Der indirekte Einkauf eignet sich für den Einstieg, weil dort viele gleichartige Vorgänge auf viele Besteller treffen. Eine Reihenfolge, die sich bewährt hat:
Katalogfähige Standardbedarfe
Büromaterial, Arbeitsschutz, Laborbedarf, Werkzeuge, Verbrauchsmaterial für die Instandhaltung: Artikel mit festen Preisen und wiederkehrendem Bedarf. Hier fallen besonders viele Vorgänge an, und der Katalog ersetzt den Anruf beim Einkauf.
Lieferanten mit eigenem Webshop
Große Sortimente, etwa von Technikhändlern oder IT-Distributoren, werden per Punchout angebunden. Der Besteller wählt im Shop des Lieferanten, der Warenkorb kommt als Bestellanforderung zurück.
Freigabewege und Wertgrenzen
Sobald Bestellungen strukturiert vorliegen, lässt sich die Unterschriftenregelung als Freigabematrix abbilden: wer bis zu welchem Wert für welche Kostenstelle genehmigt.
Katalogpflege durch Lieferanten
Preisänderungen und neue Artikel pflegt der Lieferant in einem Portal ein; der Einkauf prüft und gibt frei. Ohne diesen Schritt veralten Kataloge, sobald das Projektteam sich anderen Aufgaben zuwendet.
Bedarfe außerhalb des Katalogs
Für Dienstleistungen, Sonderanfertigungen und einmalige Bedarfe gibt es Formulare mit Pflichtfeldern statt formloser E-Mails. Der Einkauf erhält vollständige Anfragen und erkennt, welche Bedarfe einen Katalog verdienen.
Welche Warengruppen dazugehören und wie eine Software für den indirekten Einkauf aufgebaut ist, beschreibt eine eigene Seite.
Fortschritt messen: Kennzahlen für die digitale Beschaffung
Belastbar ist ein Business Case nur mit eigenen Ausgangswerten. Diese Kennzahlen lassen sich vor dem Projekt erheben und danach regelmäßig vergleichen.
- Katalogquote
- Anteil der Bestellpositionen, die aus einem Katalog oder Punchout-Shop stammen, im Verhältnis zu Freitextpositionen.
- Durchlaufzeit
- Zeit vom Anlegen der Bestellanforderung bis zur Bestellung beim Lieferanten, getrennt nach Katalog- und Freitextbedarf.
- Maverick-Buying-Quote
- Anteil der Ausgaben, die am vorgesehenen Bestellweg oder an bestehenden Rahmenverträgen vorbei getätigt werden.
- Bestellungen ohne Eingriff des Einkaufs
- Anteil der Vorgänge, die nach der Freigabe ohne manuelle Bearbeitung im Einkauf an das ERP gehen.
- Rechnungen mit Bestellbezug
- Anteil der Eingangsrechnungen, denen eine Bestellung zugrunde liegt. Die Kennzahl stammt aus dem ERP und zeigt, ob der Prozess tatsächlich genutzt wird.
- Aktive Besteller
- Zahl der Bedarfsträger, die im Zeitraum mindestens einmal über das System bestellt haben, je Gesellschaft oder Standort.
Mit Ihren eigenen Werten für Bestellvolumen und Aufwand je Vorgang können Sie den Effekt im ROI-Rechner abschätzen.
Digitale Beschaffung in der Praxis: LANXESS
„Über die Einbindung von SAP-Kontrakten und Materialnummern in die Produktsuche konnten wir die Automatisierung unserer purchase-to-pay-Prozesse in gewünschter Weise steigern. Auf der übersichtlichen Administrationsebene steuern wir die Freigabe und Verfügbarkeit des Contents, verwalten Benutzerberechtigungen und erhalten die gewünschte Transparenz durch aussagekräftige Reports.“
Die LANXESS AG arbeitet seit 2014 mit Onveda und setzt Ovenca weltweit als eProcurement-Plattform ein. Kontrakte und Materialnummern aus SAP stehen direkt in der Produktsuche.
Software für die digitale Beschaffung auswählen
Bevor Anbieter verglichen werden, sollten vier Fragen im eigenen Haus beantwortet sein. Sie entscheiden darüber, welche Art von Lösung überhaupt passt.
Umfang und Systemgrenzen
- Welche Schritte soll die neue Lösung führen, welche bleiben im ERP?
- Geht es um den Bestellprozess oder auch um Ausschreibung, Vertrag und Rechnungseingang?
- Welches System führt Lieferanten, Materialnummern und Kostenstellen?
- Soll mit einem Baustein begonnen und später erweitert werden?
Integration
- Welche ERP-Systeme sind im Einsatz, auch in Tochtergesellschaften?
- Werden SAP ECC und S/4HANA über Standardwege angebunden, ohne Modifikation im ERP?
- Welche Belege werden ausgetauscht und in welche Richtung?
- Wie werden Schnittstellenfehler erkannt und erneut verarbeitet?
Betrieb und Datenhaltung
- Ist neben der Public Cloud auch On-Premise oder Private Cloud möglich?
- Wo liegen Daten und Backups, und wer hat administrativen Zugriff?
- Wer bestimmt den Zeitpunkt von Updates?
- Wie erhalten Sie Ihre Daten bei Vertragsende zurück?
Akzeptanz und Lieferanten
- Finden gelegentliche Besteller ohne Schulung, was sie brauchen?
- Wie pflegen Lieferanten ihre Katalogdaten, und fallen für sie Gebühren an?
- Wie werden Bedarfe behandelt, die nicht im Katalog stehen?
- Gibt es eine Referenz in vergleichbarer Größe und Systemlandschaft?
Die ausführliche Checkliste mit Fragen für das Lastenheft steht auf der Seite zu Source-to-Pay.
Fragen und Antworten zur digitalen Beschaffung
Digitale Beschaffung ist die durchgängig elektronische Abwicklung des Einkaufs, vom Bedarf über Bestellanforderung, Freigabe und Bestellung bis zu Wareneingang, Rechnung und Auswertung. Kennzeichnend ist, dass Daten einmal strukturiert erfasst und ohne Medienbruch von System zu System weitergegeben werden.
E-Procurement, auf Deutsch elektronische Beschaffung, bezeichnet die Abwicklung von Bestellvorgängen über internetbasierte Systeme: elektronische Kataloge, Bestellanforderung, Freigabeworkflow und die Übergabe der Bestellung an das ERP. Der Schwerpunkt liegt auf dem operativen Einkauf, besonders bei indirekten Bedarfen.
E-Procurement ist ein Teil der digitalen Beschaffung. Es deckt den operativen Bestellprozess ab. Digitale Beschaffung ist der Oberbegriff und schließt zusätzlich Ausschreibung, Vertragsmanagement, Lieferantenmanagement, Rechnungsverarbeitung und Auswertung ein.
Einkauf 4.0 überträgt den Gedanken von Industrie 4.0 auf die Beschaffung: Systeme von Einkauf, Produktion, Logistik und Lieferanten sind vernetzt, Routinevorgänge laufen weitgehend automatisch. Der Begriff beschreibt ein Zielbild und kein Produkt. Konkrete Projekte auf dem Weg dorthin sind etwa elektronische Kataloge, regelbasierte Freigaben und die Integration mit dem ERP.
Lieferanten stellen ihr Sortiment als elektronischen Katalog oder per Punchout bereit. Bedarfsträger suchen darin, legen Artikel in den Warenkorb und erzeugen eine Bestellanforderung. Das System leitet sie nach Wert und Kostenstelle zur Freigabe weiter. Die freigegebene Anforderung geht über eine Schnittstelle an das ERP und wird dort zur Bestellung. Wareneingang und Rechnungsprüfung erfolgen im ERP mit Bezug auf die Bestellung.
Der Einkauf wird von Routinebestellungen entlastet, und verhandelte Konditionen werden genutzt. Fachbereiche bestellen ohne Umweg und sehen den Status ihrer Anforderung. Die Finanzabteilung kennt Verpflichtungen vor der Rechnung und erhält Rechnungen mit Bestellbezug. Die IT behält das ERP als führendes System. Die Revision findet jede Freigabe dokumentiert vor.
Der Aufwand liegt weniger in der Software als in der Vorbereitung: Kataloge müssen aufgebaut, Lieferanten angebunden, Freigaberegeln geklärt und Schnittstellen zum ERP betrieben werden. Ohne gepflegte Kataloge nutzen Besteller das System nicht. Wird der alte Prozess unverändert nachgebaut, bleibt auch die Durchlaufzeit unverändert.
Mit dem Bestellprozess für katalogfähige indirekte Bedarfe wie Büromaterial, Arbeitsschutz oder Laborbedarf. Dort gibt es besonders viele gleichartige Vorgänge, und der Nutzen ist für Besteller unmittelbar spürbar. Danach folgen Freigaberegeln, die Katalogpflege durch Lieferanten und strukturierte Formulare für Bedarfe außerhalb des Katalogs.
Das hängt vom Umfang ab. Das ERP bildet Bestellung, Wareneingang und Rechnung ab, ist aber für gelegentliche Besteller meist zu komplex. Ein E-Procurement-System ergänzt Katalog, Einkaufsshop, Freigaben und Lieferantenportal vor dem ERP. Integrierte Suiten decken zusätzlich Ausschreibung, Vertrag und Rechnungsverarbeitung ab. Ovenca gehört zur zweiten Kategorie; Ausschreibungen, Vertragsverwaltung und Rechnungseingang sind nicht enthalten.
Ja. Ovenca wird per OCI-Punchout, cXML oder API an SAP ERP und S/4HANA angebunden. Microsoft Dynamics, Oracle, Infor und proprietäre ERP-Systeme werden auf demselben Weg angebunden. Gesellschaften mit unterschiedlichen ERP-Systemen können dieselbe Plattform nutzen.
Mit Kennzahlen, die vor dem Projekt erhoben und danach verglichen werden: Katalogquote, Durchlaufzeit von der Bestellanforderung bis zur Bestellung, Anteil der Bestellungen ohne Eingriff des Einkaufs, Maverick-Buying-Quote und Anteil der Rechnungen mit Bestellbezug. Allgemeine Benchmarks ersetzen die eigenen Ausgangswerte nicht.
Das hängt vom Umfang ab. Ein Start mit Katalog und Lieferantenportal ist das kleinste Vorhaben, weil die Prozesse im ERP unverändert bleiben. Die Ablösung einer bestehenden Einkaufsplattform einschließlich Katalogübernahme, Lieferanten-Onboarding und Integration ist deutlich umfangreicher. Einen belastbaren Zeitplan gibt es, sobald Systemlandschaft, Katalogbestand und Schnittstellen aufgenommen sind.
Nur eingeschränkt. Öffentliche Auftraggeber unterliegen dem Vergaberecht; die elektronische Vergabe (E-Vergabe) folgt eigenen Regeln und nutzt eigene Plattformen. Diese Seite beschreibt die Beschaffung in Unternehmen der Privatwirtschaft, in denen Rahmenverträge, Kataloge und interne Freigaben den Ablauf bestimmen.
Weiterführende Seiten
Die einzelnen Bausteine der digitalen Beschaffung und die angrenzenden Themen im Detail.
Source-to-Pay
Der Gesamtprozess von der Lieferantensuche bis zur Zahlung, Phase für Phase.
Indirekter Einkauf
Warengruppen, typische Probleme und Software für indirekte Bedarfe.
Catalog Management
Lieferantenkataloge importieren, validieren und mit Kontrakten verknüpfen.
Catalog Shop
Suche, Warenkorb und Bestellanforderung für Bedarfsträger.
Vendor Portal
Lieferanten pflegen Kataloge und Nachweise selbst, mit Freigabe durch den Einkauf.
S/4HANA Beschaffung
Indirekter Einkauf neben S/4HANA, angebunden per OCI, cXML und API.
Weiterführende Seiten
Wo steht Ihr Einkauf, und was wäre der nächste Schritt?
In einem Gespräch ordnen wir Ihre Bestellwege, Systeme und Schnittstellen ein und sagen Ihnen offen, welche Schritte Ovenca übernimmt und welche im ERP bleiben.