Katalogdatenqualität im Einkauf
Ein Katalogsystem ist so gut wie die Daten darin. Fehlen Pflichtangaben, stimmen Einheiten nicht oder sind Preise veraltet, bestellen Mitarbeiter am Katalog vorbei und der Einkauf bessert nach.
Diese Seite zeigt, was gute Katalogdaten ausmacht, welche Fehler am häufigsten Arbeit verursachen, wer wofür zuständig ist und wie die Qualität dauerhaft hält.
Auf dieser Seite
- Was gute Katalogdaten ausmacht
- Sechs typische Fehler und ihre Folgen
- Wer wofür zuständig ist
- Ablauf von der Regel bis zur Freigabe
- Wie Ovenca Kataloge prüft
- Checkliste für Ihre Kataloge
Was gute Katalogdaten ausmacht
Katalogdaten sind gut, wenn ein Mitarbeiter den richtigen Artikel findet, ohne Rückfrage bestellen kann und die Bestellung im ERP ohne Nacharbeit ankommt.
Das hängt weniger von der Menge der Angaben ab als von fünf Eigenschaften. Fehlt eine davon, zeigt sich das nicht im Katalog, sondern später: in der Suche, bei der Freigabe oder bei der Rechnung.
Fünf Eigenschaften
- Vollständig
- Name, Artikelnummer, Preis, Mengeneinheit und Warengruppe sind bei jedem Artikel gefüllt.
- Eindeutig
- Jeder Artikel kommt je Lieferant genau einmal vor.
- Einheitlich
- Einheiten, Warengruppen und Schreibweisen folgen einer Regel, nicht der Logik des einzelnen Lieferanten.
- Aktuell
- Preise und Sortiment entsprechen dem, was vereinbart und lieferbar ist.
- Passend zum ERP
- Einheiten und Klassifikation lassen sich den Werten im ERP zuordnen.
Sechs typische Fehler und ihre Folgen
Jeder dieser Fehler ist für sich klein. Arbeit entsteht, weil er erst auffällt, nachdem jemand bestellt hat.
Vollständiger Datensatz
bestellbar
- Produktname
- Schutzhandschuh Nitril, Größe 9
- Artikelnummer
- SH-4711-09
- Preis
- 8,40 EUR
- Mengeneinheit
- Packung mit 10 Paar
- Warengruppe
- Arbeitsschutz
- Bild
- vorhanden
Derselbe Artikel mit Fehlern
4 Probleme
- Produktname
- leerPflichtangabe fehlt
- Artikelnummer
- SH-4711-09
- Preis
- 8,40 EUR
- Mengeneinheit
- StückEin Paar oder eine Packung? Die Bestellmenge wird falsch.
- Warengruppe
- Handschuhe allg.Diese Warengruppe gibt es nicht.
- Bild
- fehltDer Artikel ist in der Suche schwer zu erkennen.
| Fehler | Folge im Alltag | Sollte auffallen |
|---|---|---|
| Leere Pflichtangaben | Artikel ohne Namen, Preis oder Einheit lassen sich nicht sinnvoll bestellen. Der Einkauf fragt beim Lieferanten nach. | Beim Einreichen des Katalogs |
| Falsche oder fehlende Warengruppe | Der Artikel fehlt in der Navigation, Freigaben laufen an die falsche Stelle und Auswertungen nach Warengruppe stimmen nicht. | Beim Einreichen des Katalogs |
| Uneinheitliche Mengeneinheiten | Stück, Packung und Karton werden verwechselt. Bestellt wird die falsche Menge, oder das ERP nimmt die Einheit nicht an. | Bei der Zuordnung der Einheiten |
| Dürftige Beschreibungen, fehlende Bilder | Die Suche findet den Artikel nicht, Mitarbeiter erkennen ihn nicht und weichen auf Freitextbestellungen aus. | Beim Einreichen des Katalogs |
| Veraltete Preise | Die Bestellung trägt einen anderen Preis als die Rechnung. Die Abweichung muss jemand klären. | Bei jeder Aktualisierung |
| Doppelte Artikel | Derselbe Artikel steht mehrfach im Katalog, teils mit unterschiedlichen Preisen. Mitarbeiter wissen nicht, welcher gilt. | Beim Einreichen des Katalogs |
Wer wofür zuständig ist
Katalogqualität scheitert selten am Werkzeug und oft daran, dass der Einkauf die Daten der Lieferanten selbst repariert. Tragfähig ist die Aufteilung, wenn der korrigiert, der die Daten kennt.
Lieferant
Liefert die Katalogdaten, hält Preise und Sortiment aktuell und korrigiert Fehler selbst.
Einkauf
Legt fest, welche Angaben Pflicht sind und welche Warengruppen gelten. Prüft eingereichte Kataloge und gibt sie frei.
IT und ERP-Verantwortliche
Stellen Stammdaten bereit und pflegen die Zuordnung von Mengeneinheiten und Klassifikation zum ERP.
Anforderer
Melden, wenn ein Artikel fehlt oder falsch beschrieben ist. Ihre Suchanfragen zeigen, wo der Katalog Lücken hat.
So bleibt die Qualität dauerhaft
Ein einmal bereinigter Katalog veraltet mit der nächsten Preisliste. Dauerhaft hält die Qualität nur, wenn jede neue Fassung denselben Weg nimmt.
Regeln festlegen
Pflichtangaben, Warengruppen und Einheiten werden einmal definiert und gelten für alle Lieferanten.
Beim Einreichen prüfen
Jeder Katalog wird gegen diese Regeln geprüft, bevor ihn jemand zu sehen bekommt.
Rückmeldung an den Lieferanten
Der Lieferant sieht je Artikel, was fehlt oder falsch ist.
Lieferant korrigiert
Er bessert die Daten selbst nach oder lädt den Katalog erneut hoch.
Einkauf gibt frei
Erst der geprüfte und freigegebene Katalog ist bestellbar.
Wie Ovenca Kataloge prüft
In Ovenca reichen Lieferanten ihre Kataloge im Vendor Portal ein. Die Prüfung läuft beim Einreichen, die Korrektur liegt beim Lieferanten.
Die Abbildungen auf dieser Seite zeigen eine Demo-Umgebung mit Beispieldaten.
Prüfung beim Einreichen
Ovenca prüft jeden Katalog beim Einreichen. Fehlgeschlagene Importe sind in der Liste als solche gekennzeichnet.
Problemliste je Artikel
Der Lieferant sieht zu jedem Artikel, was fehlt oder falsch ist, im Beispiel ein leerer Produktname, ein fehlendes Bild und eine Warengruppe, die es nicht gibt.
Korrektur durch den Lieferanten
Er korrigiert die Daten im Portal oder lädt den Katalog erneut hoch. Ihr Einkauf bekommt nur geprüfte Kataloge zur Freigabe.
Freigabe durch den Einkauf
Kataloge erscheinen im Catalog Shop erst, nachdem sie geprüft und freigegeben wurden.
Zuordnung zum ERP
Mengeneinheiten und UNSPSC-Klassifikation der Lieferanten werden im Catalog Management den Werten Ihres ERP zugeordnet.
Checkliste für Ihre Kataloge
Mit diesen Fragen sehen Sie, wo Ihre Kataloge heute stehen.
Regeln
- Ist festgelegt, welche Angaben je Artikel Pflicht sind?
- Gibt es eine verbindliche Liste der Warengruppen?
- Ist geregelt, welche Mengeneinheiten zulässig sind?
- Kennen Ihre Lieferanten diese Regeln?
Prüfung
- Wird jeder Katalog geprüft, bevor er bestellbar ist?
- Wer bemerkt einen Fehler zuerst: das System oder ein Besteller?
- Erhält der Lieferant die Fehler je Artikel?
- Wer korrigiert: der Lieferant oder Ihr Einkauf?
Pflege
- Wie kommen Preisänderungen in den Katalog?
- Wie oft liefern Lieferanten eine neue Fassung?
- Sehen Sie, wonach Mitarbeiter erfolglos suchen?
- Ist nachvollziehbar, wer welchen Katalog freigegeben hat?
Häufige Fragen zur Katalogdatenqualität
Katalogdatenqualität beschreibt, wie vollständig, eindeutig, einheitlich und aktuell die Artikeldaten in einem elektronischen Katalog sind und ob sie zum ERP passen. Gute Katalogdaten erkennt man daran, dass Mitarbeiter Artikel finden und Bestellungen ohne Nacharbeit durchlaufen.
Der Lieferant liefert und korrigiert die Daten, der Einkauf legt die Regeln fest und gibt Kataloge frei. Übernimmt der Einkauf die Korrektur selbst, wächst der Aufwand mit jedem weiteren Lieferanten.
Mindestens Produktname, Artikelnummer, Preis, Mengeneinheit und Warengruppe. Welche weiteren Angaben Pflicht sind, etwa Bild oder Beschreibung, legt der Einkauf fest.
Häufig, weil sie den Artikel nicht finden oder nicht erkennen. Ursache sind dürftige Beschreibungen, fehlende Bilder oder falsche Warengruppen. Die Folge sind Freitextbestellungen und Maverick Buying.
Ovenca prüft jeden Katalog beim Einreichen und zeigt dem Lieferanten im Vendor Portal je Artikel eine Problemliste. Der Lieferant korrigiert selbst, der Einkauf gibt den geprüften Katalog frei.
Weiterführende Seiten
Vendor Portal
Wie Lieferanten Kataloge einreichen, Probleme beheben und den Status verfolgen.
Catalog Management
Import, Prüfung, Freigabe und die Zuordnung von Einheiten und Klassifikation.
Katalogsystem ablösen
Wie der Wechsel von einem bestehenden System abläuft und wie Kataloge übernommen werden.
Glossar: Maverick Buying
Was Bestellungen am Katalog vorbei sind und wie sie entstehen.
Demo oder Fachgespräch anfragen
Nennen Sie uns kurz Ihre Systemlandschaft und Ihren Anlass. Ihr Ansprechpartner ist Jens Bohl.