Ovenca - eProcurement Plattform für digitale Beschaffung

Katalogsystem ablösen: in drei bis sechs Monaten auf Ovenca

Sie wollen Ihr bisheriges Katalog- oder Einkaufssystem ersetzen. Der Wechsel zu Ovenca dauert in der Regel drei bis sechs Monate, unabhängig davon, welches System Sie heute nutzen.

Diese Seite zeigt, wie der Wechsel abläuft, was wir mit Ihnen abstimmen und was Sie dafür bereithalten sollten.

Wechsel besprechenAblauf ansehen

So läuft der Wechsel ab

Sechs Schritte von der ersten Anfrage bis zum produktiven Betrieb. Die Abstimmungen in den Schritten 2 bis 5 laufen nebeneinander, nicht nacheinander.

Anfragein der Regel 3 bis 6 MonateProduktiv

  1. Kennenlernen

  2. Schritte 2 bis 5 laufen nebeneinander

    1. ERP-Anbindung abstimmen
    2. Benutzerverwaltung abstimmen
    3. Rollen und Rechte abstimmen
    4. Katalogdaten abstimmen und übernehmen
  3. Test und Umstellung

Welches System in dieser Zeit läuft

Bisheriges System: bleibt in Betrieb, bis alle Bereiche umgestellt sind

Ovenca: wird eingerichtet

Ovenca: produktiv

ERP: bleibt durchgehend das führende System

  • Ovenca
  • ERP
  • Bisheriges System

  1. Kennenlernen und Produktvorstellung

    Sie schildern Ihre Ausgangslage: welches System Sie ablösen wollen, welche ERP-Systeme im Einsatz sind und wie viele Kataloge und Lieferanten betroffen sind. Wir zeigen Ihnen Ovenca an Ihren Anwendungsfällen.

    Von Ihnen
    Ein Überblick über Systemlandschaft, Kataloge und Lieferanten
    Ergebnis
    Sie wissen, ob Ovenca passt, und wir kennen den Umfang.

  2. ERP-Anbindung abstimmen

    Mit Ihrer IT legen wir fest, welche Daten aus dem ERP kommen, etwa Kontrakte, Materialnummern und Stammdaten, und wie Warenkörbe und Bestellungen an das ERP übergeben werden. Ihr ERP bleibt das führende System.

    Von Ihnen
    Ansprechpartner für das ERP und die vorhandenen Schnittstellen
    Ergebnis
    Festgelegte Schnittstellen zwischen Ovenca und Ihrem ERP

  3. Benutzerverwaltung abstimmen

    Wir klären, woher die Benutzerkonten kommen und wie sich Ihre Mitarbeiter anmelden. Die Anmeldung läuft per Single Sign-on über SAML 2.0 oder OpenID Connect.

    Von Ihnen
    Ansprechpartner für Ihr Identity Management
    Ergebnis
    Ihre Mitarbeiter melden sich mit dem Konto an, das sie schon haben.

  4. Rollen und Rechte abstimmen

    Wir legen mit Ihnen fest, wer bestellen, freigeben und Kataloge pflegen darf und welche Kataloge für welche Gesellschaften und Standorte sichtbar sind.

    Von Ihnen
    Ihre heutige Regelung für Berechtigungen und Freigaben
    Ergebnis
    Rollen- und Freigabekonzept für Ovenca

  5. Katalogdaten abstimmen und übernehmen

    Bestehende Kataloge werden per CSV, Excel oder BMEcat importiert und geprüft. Punchout-Kataloge werden per OCI oder cXML angebunden. Ihre Lieferanten erhalten Zugang zum Vendor Portal und korrigieren Fehler in ihren Katalogen dort selbst.

    Von Ihnen
    Vorhandene Katalogdateien und die Liste der Punchout-Lieferanten
    Ergebnis
    Geprüfte Kataloge und angebundene Lieferanten in Ovenca

  6. Test und Umstellung

    Sie testen Ovenca mit Ihren eigenen Daten. Danach stellen Sie zu einem Stichtag um oder Bereich für Bereich, während das alte System weiterläuft. Sind alle Bereiche umgestellt, wird das alte System abgeschaltet.

    Von Ihnen
    Testnutzer aus Einkauf und Fachbereichen
    Ergebnis
    Ovenca ist produktiv, das alte System außer Betrieb.

Warum der Wechsel schnell geht

Die Geschwindigkeit kommt aus dem Aufbau des Produkts und aus kurzen Wegen im Projekt.

  • Ihr ERP bleibt, wie es ist

    Bestellungen, Kontrakte und Stammdaten bleiben im ERP führend. Ersetzt wird das Katalog- und Lieferantensystem davor, nicht der Einkaufsprozess im ERP.

  • Kataloge lassen sich mitnehmen

    Dateikataloge kommen per CSV, Excel oder BMEcat ins System. Punchout-Kataloge nutzen die Standards OCI und cXML und lassen sich auf Ovenca umstellen.

  • Lieferanten arbeiten mit

    Kataloge werden beim Einreichen geprüft. Lieferanten erhalten die Rückmeldung im Vendor Portal und korrigieren selbst. Ihr Einkauf pflegt nicht nach.

  • Sie sprechen mit dem Hersteller

    Onveda entwickelt und betreibt Ovenca selbst. Fragen zu Funktionen und Schnittstellen gehen direkt an das Team, das sie umsetzt.

  • Kein Stichtag nötig

    Ovenca kann neben Ihrem bisherigen System laufen. Bereiche oder Standorte wechseln nacheinander, beide Systeme übergeben an dasselbe ERP.

Wovon die Dauer abhängt

Wo Ihr Vorhaben zwischen drei und sechs Monaten liegt, hängt von fünf Punkten ab. Einen Zeitplan für Ihr Vorhaben nennen wir, sobald wir Ihre Systemlandschaft kennen.

  • ERP-Systeme und Schnittstellen

    Ein ERP-System ist schneller angebunden als mehrere Systeme mit unterschiedlichen Ständen.

  • Kataloge und Lieferanten

    Die Zahl der Kataloge, ihr Format und die Zahl der Punchout-Anbindungen bestimmen den Aufwand der Übernahme.

  • Gesellschaften, Standorte und Länder

    Ein Rollout über mehrere Länder läuft in Wellen und dauert länger als der Start an einem Standort.

  • Ihre Kapazität in IT und Einkauf

    Abstimmungen und Tests brauchen Ansprechpartner auf Ihrer Seite, die Entscheidungen treffen können.

  • Vertrag des bisherigen Systems

    Laufzeit und Kündigungsfrist legen fest, bis wann die Umstellung abgeschlossen sein muss.

Was Sie zum ersten Gespräch mitbringen

Mit diesen Angaben können wir Umfang und Dauer früh einschätzen. Was Sie noch nicht wissen, klären wir gemeinsam.

Systeme

  • Welches System abgelöst werden soll
  • ERP-Systeme und ihre Versionen
  • Identity Management für die Anmeldung
  • Laufzeit des bestehenden Vertrags

Kataloge und Lieferanten

  • Zahl der Kataloge und ungefähre Zahl der Artikel
  • Vorhandene Katalogformate
  • Lieferanten mit Punchout-Katalog
  • Wer die Kataloge heute pflegt

Organisation

  • Gesellschaften, Standorte und Länder
  • Ungefähre Zahl der Anforderer
  • Heutige Regelung für Freigaben
  • Ansprechpartner in Einkauf und IT

Schon gemacht: die Rückkehr von SAP Ariba

Die LANXESS AG arbeitet seit 2014 mit Onveda. 2021 zog der Konzern auf SAP Ariba um. 2025 kam der Wunsch zur Rückkehr, 2026 wurde das System erneut weltweit ausgerollt.

Die Case Study beschreibt Ausgangslage, Umfang und Stationen der Zusammenarbeit.

Case Study LANXESS lesen

Häufige Fragen zum Systemwechsel

In der Regel drei bis sechs Monate. Die Dauer hängt von der Zahl der ERP-Systeme, Kataloge, Lieferanten und Standorte ab und davon, wie viel Kapazität Ihre IT und Ihr Einkauf einbringen können.

Jedes Katalog- oder Einkaufssystem, das vor dem ERP arbeitet, zum Beispiel SAP Ariba, SAP SRM oder eine Eigenentwicklung. Entscheidend sind die Kataloge, die Lieferantenanbindungen und die Schnittstellen zum ERP, nicht der Hersteller des bisherigen Systems.

Nein. Ovenca kann neben dem bisherigen System laufen. Einzelne Bereiche, Standorte oder Länder wechseln nacheinander, bis das alte System abgeschaltet werden kann.

Dateikataloge werden per CSV, Excel oder BMEcat importiert und dabei geprüft. Punchout-Kataloge werden per OCI oder cXML an Ovenca angebunden.

Lieferanten mit Dateikatalog erhalten Zugang zum Vendor Portal und reichen ihre Kataloge dort ein. Fehler korrigieren sie selbst. Lieferanten mit Punchout-Katalog stellen ihre Anbindung auf Ovenca um.

Ihr ERP bleibt das führende System für Bestellungen, Kontrakte und Stammdaten. Ovenca wird über Schnittstellen angebunden, die wir mit Ihrer IT abstimmen.

Wechsel besprechen

Schildern Sie kurz, welches System Sie ablösen wollen. Wir melden uns mit einem Terminvorschlag.

Mit * gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder.

Zum Beispiel ERP-Systeme, Altsystem, gewünschte Module und Betriebsmodell.