Einkaufsportal für Bedarfsträger: der Catalog Shop der Ovenca Plattform
Im Catalog Shop suchen Anforderer aus den Fachbereichen über alle freigegebenen Kataloge, vergleichen Artikel und legen sie in den Warenkorb. Nach der Freigabe geht die Bestellanforderung an Ihr ERP.
Welche Kataloge ein Nutzer sieht, legt der Einkauf über Rollen, Gesellschaften und Werke fest.
Die Bestelloberfläche für die Fachbereiche
Über den Catalog Shop fordern Mitarbeitende in Fachbereichen, Werken und Gesellschaften indirekte Bedarfe an, etwa Büro- und IT-Material, Laborbedarf, Arbeitsschutz, Werkzeuge oder Verpackung. Die Bedienung folgt dem, was Nutzer aus Onlineshops kennen. Das Sortiment ist dagegen gesteuert: Im Shop erscheinen nur Kataloge, die der Einkauf geprüft und freigegeben hat.
Kataloge werden im Catalog Management importiert und freigegeben, Lieferanten pflegen ihre Daten im Vendor Portal, Rechte und Sichtbarkeiten kommen aus dem Adminbereich.
- Nutzer
- Anforderer in Fachbereichen, Werken und Gesellschaften
- Inhalt
- Freigegebene Kataloge und angebundene Punchout-Kataloge
- Kataloggröße
- Kataloge mit zusammen mehr als 5 Millionen Artikeln
- Ergebnis
- Ein Warenkorb, der nach der Freigabe als Bestellanforderung an das ERP übergeben wird
- Im Einsatz
- Bei der LANXESS AG weltweit im Einsatz, Zusammenarbeit seit 2014, mit SAP-Kontrakten und Materialnummern in der Produktsuche
Eine Suche über alle freigegebenen Kataloge
Eine Suchanfrage durchsucht die Kataloge aller Lieferanten gleichzeitig. Die Trefferliste zeigt, was ein Anforderer für die Entscheidung braucht: Artikel, Hersteller, Lieferant, Bestelleinheit und Preis. Die Suche bleibt auch bei mehreren Millionen Artikeln schnell. Artikel aus Punchout-Katalogen mit Level 2 stehen in derselben Trefferliste und führen direkt auf die Produktseite im Shop des Lieferanten.
Die Abbildungen auf dieser Seite zeigen eine Demo-Umgebung mit Beispieldaten.
- SuchfeldAuswahl des Suchbereichs und eine erweiterte Suche.
- Treffer in drei SichtenDieselbe Suchanfrage liefert Artikel, Materialnummern und Lieferanten als eigene Reiter.
- FilterEingrenzen nach Hersteller, Lieferant und Kategorie. Externe Kataloge haben einen eigenen Bereich.
- VergleichArtikel in der Trefferliste markieren und in einer Vergleichsliste gegenüberstellen.
- Favoriten und WarenkörbeArtikel als Favoriten merken, Warenkörbe speichern und wieder aufrufen.
- Preis und BestelleinheitJeder Treffer zeigt Bestelleinheit und Preis. Die Menge wird direkt in der Liste eingetragen.
- FreitextbestellungSteht der Bedarf in keinem Katalog, wird von hier aus eine Freitextposition angelegt.
Freitextbestellung mit Katalogvorschlägen
Nicht jeder Bedarf steht in einem Katalog. Die Freitextbestellung erfasst ihn in festen Feldern und zeigt dabei, ob es einen passenden Katalogartikel gibt.
Strukturierte Freitextposition
Kurztext, Lieferantenbeschreibung, Warengruppe, Einkaufsgruppe, Menge, Preis, Bedarfstermin und Bestelltext sind einzelne Felder. Die Einkaufsgruppe lässt sich erst wählen, wenn die Warengruppe feststeht.
Vorschläge aus dem Katalog
Zum eingegebenen Kurztext zeigt der Shop Empfehlungen aus den Katalogen. Im Beispiel führt „Mauspad“ zu 37 Katalogartikeln. Der Anforderer sieht vor dem Absenden, ob der Bedarf bereits im Katalog geführt wird.
Eine Legende im Shop erklärt die Feldzustände: Grün markierte Felder sind gültig gefüllt, rot markierte müssen korrigiert werden, bevor die Daten übertragen werden können.
Gesteuerte Beschaffung statt freiem Einkauf
Für Anforderer ist der Shop einfach zu bedienen. Die Regeln dahinter legt der Einkauf fest.
Freigegebenes Sortiment
Kataloge erscheinen im Shop erst, nachdem sie im Catalog Management geprüft und freigegeben wurden.
Sichtbarkeit nach Organisation
Rollen, Gesellschaften und Werke bestimmen, welche Kataloge ein Nutzer sieht.
Freigaben vor der Bestellung
Freigaben können mehrstufig sein. Das Routing an die Freigeber kann nach Warengruppe erfolgen.
Freitext als geregelter Ausnahmeweg
Freitextpositionen werden mit Warengruppe und Einkaufsgruppe erfasst. Die Katalogvorschläge zeigen vorab, ob ein freigegebener Artikel vorhanden ist.
Nachvollziehbarkeit
Vorgänge werden im Audit Trail protokolliert.
Anbindung an ERP und Lieferantenshops
Der Catalog Shop arbeitet neben Ihrem ERP. Bestellungen, Kontrakte und Stammdaten bleiben dort führend.
- Punchout-Kataloge
- Shops von Lieferanten werden per OCI oder cXML angebunden. Der Anforderer wechselt in den Shop des Lieferanten, der Warenkorb kommt zurück.
- Übergabe an das ERP
- Bestellanforderungen und Bestellungen werden an das ERP übergeben. Schnittstellen: OCI, cXML und API.
- Daten aus dem ERP
- Kontrakte, Materialnummern und Stammdaten kommen aus dem ERP. Bei der LANXESS AG stehen SAP-Kontrakte und Materialnummern in der Produktsuche.
- ERP-Systeme
- SAP, Microsoft Dynamics, Oracle, Infor, Sage, DATEV und Eigenentwicklungen
- Anmeldung
- Single Sign-on über SAML 2.0 oder OIDC
Funktionsumfang des Catalog Shop
Die Tabelle fasst zusammen, was Anforderer im Shop tun können und was der Einkauf dabei steuert.
| Bereich | Funktion | Umfang |
|---|---|---|
| Suche | Katalogübergreifende Suche | Eine Suchanfrage über alle freigegebenen Kataloge, dazu eine erweiterte Suche |
| Suche | Große Datenmengen | Schnelle Suche auch bei mehreren Millionen Artikeln |
| Suche | Punchout Level 2 | Artikel externer Shops in der Trefferliste, Absprung direkt auf die Produktseite |
| Suche | Treffer in drei Sichten | Artikel, Materialnummern und Lieferanten als eigene Reiter |
| Suche | Filter und Ansicht | Hersteller, Lieferant, Kategorie; Sortierung; Listen- und Kachelansicht |
| Auswahl | Artikelvergleich | Vergleichsliste aus der Trefferliste |
| Auswahl | Favoriten | Artikel merken und wieder aufrufen |
| Auswahl | Gespeicherte Warenkörbe | Warenkörbe ablegen und erneut verwenden |
| Sonderbedarf | Freitextbestellung | Feste Felder mit Warengruppe und Einkaufsgruppe, Katalogvorschläge beim Erfassen |
| Sonderbedarf | SmartForms | Formulare für Artikel mit Zusatzangaben, im Catalog Management konfiguriert |
| Externe Kataloge | Punchout | OCI und cXML |
| Steuerung | Sichtbarkeit | Nach Rolle, Gesellschaft und Werk |
| Steuerung | Freigaben | Mehrstufig, Routing nach Warengruppe möglich |
| Integration | Übergabe an das ERP | OCI, cXML, API |
Häufige Fragen zum Catalog Shop
Demo oder Fachgespräch anfragen
Nennen Sie uns kurz Ihre Systemlandschaft und Ihren Anlass. Ihr Ansprechpartner ist Jens Bohl.