Ovenca - eProcurement Plattform für digitale Beschaffung

Katalogmanagement-Software: Lieferantenkataloge zentral pflegen und freigeben

Im Catalog Management importiert der Einkauf Lieferantenkataloge, prüft sie und gibt sie für den Catalog Shop frei. Punchout-Kataloge, SmartForms, Mengeneinheiten und Klassifikationen werden hier konfiguriert.

Das Modul ist die Arbeitsoberfläche des Einkaufs in der eProcurement-Software Ovenca. Bestellbar ist nur, was hier freigegeben wurde.

Die Arbeitsoberfläche des Einkaufs für Kataloge

Im Catalog Management entscheidet der Einkauf, welche Lieferanten, Kataloge und Artikel im Unternehmen bestellbar sind. Kataloge kommen als Datei, über das Vendor Portal oder als Punchout-Anbindung ins System. Sie durchlaufen Prüfung und Freigabe, bevor Anforderer sie im Catalog Shop sehen.

Nutzer
Katalogverantwortliche und operative Einkäufer
Objekte
Lieferanten, Kataloge, Produkte, Bundle-Artikel, Kategorien und SmartForms
Importformate
CSV, Excel und BMEcat
Kataloggröße
Kataloge mit zusammen mehr als 5 Millionen Artikeln
Ergebnis
Freigegebene Kataloge, die im Catalog Shop suchbar und bestellbar sind

Vom Lieferantenkatalog zum bestellbaren Sortiment

Jeder Katalog hat einen Status. Die Katalogliste zeigt, wo ein Katalog im Ablauf steht.

  1. Import

    Der Einkauf lädt die Katalogdatei als CSV, Excel oder BMEcat, oder der Lieferant reicht sie über das Vendor Portal ein.

  2. Validierung

    Die Katalogdaten werden beim Import geprüft. Fehlgeschlagene Importe sind in der Liste als solche gekennzeichnet.

  3. Freigabe

    Der Katalog durchläuft die Freigabestufen, im Beispiel Controlling und Procurement. Freigeber können Änderungen anfordern oder ablehnen.

  4. Bereitstellung

    Freigegebene Kataloge werden indexiert und stehen danach im Catalog Shop zur Verfügung.

Katalogliste im Catalog Management mit den Spalten Katalogstatus, Indexstatus und Konfigurationsfreigabe sowie Lieferant und Katalogname

Die Abbildungen auf dieser Seite zeigen eine Demo-Umgebung mit Beispieldaten.

  1. KatalogstatusNeu, Datenimport ausstehend, Freigabe ausstehend, Änderungen angefordert, freigegeben oder abgelehnt.
  2. IndexstatusZeigt, ob ein Katalog gerade indexiert wird oder für die Suche bereitsteht.
  3. KonfigurationsfreigabePunchout-Kataloge haben eine eigene Freigabe ihrer Konfiguration, im Beispiel mit technischen und nicht technischen Stufen.
  4. Lieferant und KatalogJeder Katalog gehört zu einem Lieferanten. Die Liste lässt sich nach Status, Lieferant und Katalogname filtern.
  5. ExportDie Katalogliste lässt sich exportieren.

KI und Automatisierung im Katalogmanagement

Ovenca hat einen KI-Assistenten und einen MCP-Server. Beide kennen alle Funktionen der Anwendung, auch die des Catalog Management. Was bei jedem Katalog anfällt, läuft ohnehin automatisch.

KI-Assistent und MCP-Server

Im KI-Assistenten beschreiben Einkäufer in eigenen Worten, was sie brauchen. Der Assistent nutzt dieselben Funktionen wie die Oberfläche: Kataloge finden, Status prüfen, Freigaben bearbeiten, Artikel und Zuordnungen pflegen.

Über den MCP-Server (Model Context Protocol) greifen auch andere KI-Anwendungen, die MCP unterstützen, auf diese Funktionen zu. Ausgenommen sind externe Systeme, etwa die Shops der Lieferanten hinter einem Punchout-Katalog.

Beispiele für Anfragen

  • Welche Kataloge warten auf meine Freigabe?
  • Zeig mir die fehlerhaften Artikel im letzten Import.
  • Ordne die Lieferanteneinheit „Stk“ der SAP-Mengeneinheit „ST“ zu.
  • Welche Kataloge von diesem Lieferanten sind freigegeben?

Was automatisch läuft

Prüfung beim Import
Katalogdaten werden beim Import geprüft. Fehlgeschlagene Importe sind in der Katalogliste gekennzeichnet.
Korrektur durch den Lieferanten
Lieferanten erhalten eine Problemliste je Artikel und korrigieren im Vendor Portal selbst. Der Einkauf bekommt geprüfte Kataloge zur Freigabe.
Mengeneinheiten und Klassifikation
Zuordnungen zu SAP-Mengeneinheiten und zur UNSPSC-Klassifikation werden einmal gepflegt, statt jeden Katalog von Hand anzupassen.
Freigabe-Routing
Kataloge durchlaufen die Freigabestufen, das Routing kann nach Warengruppe erfolgen.
Bereitstellung
Freigegebene Kataloge werden indexiert und stehen danach im Catalog Shop zur Suche bereit.

Punchout-Kataloge konfigurieren

Shops von Lieferanten werden als Punchout-Katalog angelegt. Die Verbindung wird je Katalog im Catalog Management gepflegt und vor der Nutzung freigegeben. Bei Punchout Level 2 werden die Artikel des Lieferanten zusätzlich wie Katalogartikel importiert; die Datei enthält dafür nur zusätzliche Spalten. Die Artikel erscheinen in der Suche, und der Absprung führt direkt auf die Produktseite im Shop des Lieferanten statt auf dessen Startseite.

Punchout-Konfiguration eines Katalogs mit Katalog-ID, Protokoll OCI, Punchout-Level, Katalog-URL, Kategorie, Aufrufmethode und Zeichenkodierung
  1. Protokoll und LevelAuswahl des Protokolls, im Beispiel OCI, und Anzeige des Punchout-Levels
  2. VerbindungKatalog-URL, Aufrufmethode und Zeichenkodierung
  3. ParameterEigener Reiter für die Parameter der Verbindung
  4. MappingEigener Reiter für die Feldzuordnungen
  5. TestDie Konfiguration lässt sich aus der Maske heraus testen
  6. VerlaufEigene Verlaufsreiter für den Katalog und für die Punchout-Konfiguration

Was ist ein Punchout-Katalog? Ablauf und cXML oder OCI im Vergleich

SmartForms für Artikel mit Zusatzangaben

Manche Artikel brauchen mehr als Menge und Preis. Im Beispiel ist es eine Visitenkarte mit Name, Position, Abteilung und Kontaktdaten. Dafür baut der Einkauf Formulare und ordnet sie Produkten zu.

SmartForm-Editor mit der Liste der Feldtypen links, den Formularfeldern in der Mitte und den Eigenschaften des gewählten Felds rechts
  1. FeldtypenÜberschrift, Beschreibung, Textfeld, Textbereich, Radiobutton, Checkbox, Dropdown, Datum, E-Mail-Feld und Zahlenfeld.
  2. ArbeitsflächeFelder in die Arbeitsfläche ziehen, die Reihenfolge ändern, duplizieren und entfernen.
  3. EigenschaftenJe Feld: Pflichtangabe, Hinweistext, Platzhalter, maximale Länge und Preis.
  4. Vorschau und ProdukteEigene Reiter für die Vorschau des Formulars und die zugeordneten Produkte.

Mengeneinheiten und Klassifikation zuordnen

Lieferanten liefern Einheiten und Klassifikationen in ihrer eigenen Logik. Der Konfigurationsbereich enthält die Zuordnungen, mit denen Katalogdaten und Warenkörbe zu Ihrem ERP passen.

Konfigurationsmenü im Catalog Management mit den Einträgen UOMs, Currencies, SAP UOMs, OCI Cart Mapping, UNSPSC Mapping und SmartForm Fonts
Mengeneinheiten
Pflege der Mengeneinheiten, die in Katalogen verwendet werden
SAP-Mengeneinheiten
Zuordnung zu den Mengeneinheiten in SAP
Währungen
Pflege der verwendeten Währungen
OCI Cart Mapping
Zuordnung der Warenkorbfelder für die Übergabe per OCI
UNSPSC Mapping
Zuordnung der UNSPSC-Klassifikation

Kontrolle über Sortiment und Datenqualität

Das Catalog Management ist die Stelle, an der der Einkauf das Sortiment verantwortet.

  • Freigabe vor Sichtbarkeit

    Ein Katalog ist erst nach der Freigabe bestellbar. Freigaben sind mehrstufig, das Routing kann nach Warengruppe erfolgen.

  • Rechte bis zur Relation

    Rollen regeln Lesen, Anlegen, Ändern und Löschen je Objekt und je Beziehung zwischen Objekten.

  • Zuordnung zur Organisation

    Kataloge sind mit Gesellschaften, Werken und Einkaufsverantwortlichen verknüpft.

  • Rückfragen an Lieferanten

    Freigeber kommentieren am Artikel. Der Lieferant korrigiert im Vendor Portal und reicht den Katalog erneut ein.

  • Verlauf

    Jeder Katalog hat einen Verlauf, in dem Vorgänge nachvollziehbar bleiben.

Rollen und Freigaben im AdminbereichROI-Rechner für eProcurement

Schnittstellen des Catalog Management

Katalogdaten kommen aus Dateien, von Lieferanten und aus Lieferantenshops. Stammdaten kommen aus dem ERP.

Integration und Architektur im Detail

Dateiimport
CSV, Excel und BMEcat
Lieferanten
Einreichung und Pflege über das Vendor Portal
Punchout
Anbindung von Lieferantenshops per OCI oder cXML
ERP
Kontrakte, Materialnummern und Stammdaten aus SAP, Microsoft Dynamics, Oracle, Infor, Sage, DATEV oder Eigenentwicklungen
Catalog Shop
Freigegebene Kataloge stehen berechtigten Nutzern im Shop zur Verfügung

Funktionsumfang des Catalog Management

Die Tabelle fasst die Funktionen für Katalogverantwortliche zusammen.

Funktionen des Catalog Management nach Bereich
BereichFunktionUmfang
ImportDateiformateCSV, Excel, BMEcat
ImportEinreichung durch LieferantenÜber das Vendor Portal
PrüfungValidierungPrüfung der Katalogdaten beim Import
PrüfungFreigabeMehrstufig, mit Änderungsanforderung und Ablehnung
BereitstellungIndexierungIndexstatus je Katalog
PunchoutKonfigurationProtokoll, Level, URL, Aufrufmethode, Kodierung, Parameter, Mapping, Test
PunchoutPunchout Level 2Artikel per Katalogimport mit Zusatzspalten, in der Suche auffindbar, Absprung auf die Produktseite im Lieferantenshop
PunchoutKonfigurationsfreigabeEigene Freigabestufen für Punchout-Kataloge
SmartFormsFormulareditorFeldtypen, Pflichtfelder, Vorschau, Zuordnung zu Produkten
StammdatenEinheiten und WährungenMengeneinheiten, SAP-Mengeneinheiten, Währungen
StammdatenKlassifikationKategorien, UNSPSC Mapping
SteuerungVerlaufJe Katalog und je Punchout-Konfiguration
KIKI-AssistentAlle Funktionen der Anwendung in eigenen Worten, ohne externe Systeme wie Punchout-Shops
KIMCP-ServerZugriff für KI-Anwendungen, die das Model Context Protocol unterstützen

Häufige Fragen zum Katalogmanagement

Katalogmanagement bezeichnet die zentrale Pflege elektronischer Lieferantenkataloge im Einkauf. Kataloge werden importiert, geprüft, freigegeben und für Bestellungen bereitgestellt. In Ovenca übernimmt das Modul Catalog Management diese Aufgabe: Der Einkauf entscheidet dort, welche Lieferanten, Kataloge und Artikel im Unternehmen bestellbar sind.

Dafür gibt es eProcurement- und Katalogsysteme: Anforderer wählen Artikel aus freigegebenen Lieferantenkatalogen, und aus dem Warenkorb entsteht eine Bedarfsanforderung (BANF), die automatisch zu den zuständigen Genehmigern geht. Nach der Freigabe wird sie an das ERP übergeben. Ovenca ist ein solches System: Der Einkauf pflegt die Kataloge im Catalog Management, Anforderer bestellen im Catalog Shop. Freigaben richten sich nach Wert, Kostenstelle oder Warengruppe, die Übergabe an SAP und andere ERP-Systeme erfolgt per OCI, cXML oder API.Was ist eine Bedarfsanforderung (BANF)?

Ja. Ovenca hat einen KI-Assistenten und einen MCP-Server, die alle Funktionen der Anwendung kennen, auch die des Catalog Management. Einkäufer fragen zum Beispiel nach Katalogen, die auf Freigabe warten, oder lassen Mengeneinheiten zuordnen. Externe Systeme wie die Shops hinter einem Punchout-Katalog sind ausgenommen. Prüfung beim Import, Problemlisten für Lieferanten und die Bereitstellung im Catalog Shop laufen automatisch.

Das Katalogmanagement ist die Arbeitsoberfläche des Einkaufs. Dort werden Kataloge importiert, geprüft und freigegeben. Der Katalogshop ist die Bestelloberfläche für Anforderer: Sie suchen dort in den freigegebenen Katalogen und legen Artikel in den Warenkorb. In Ovenca sind das die Module Catalog Management und Catalog Shop.

Der Einkauf importiert Lieferantenkataloge als CSV, Excel oder BMEcat. Shops von Lieferanten werden als Punchout-Katalog per OCI oder cXML angebunden. Lieferanten können ihre Kataloge außerdem selbst über das Vendor Portal einreichen.

Beides ist möglich. Der Einkauf kann Katalogdateien selbst importieren. Lieferanten können ihre Kataloge im Vendor Portal einreichen und anhand einer Problemliste je Artikel selbst korrigieren. Die Freigabe liegt in beiden Fällen beim Einkauf.

Der Shop eines Lieferanten wird im Catalog Management als Punchout-Katalog angelegt und per OCI oder cXML angebunden. Bei Punchout Level 2 werden die Artikel des Lieferanten zusätzlich wie Katalogartikel importiert. Sie erscheinen dann in der Suche, und der Absprung führt direkt auf die Produktseite im Shop des Lieferanten.

Beim Referenzkunden LANXESS AG sind mehr als 5 Millionen Artikel im System. Eine feste Obergrenze je Katalog gibt Onveda nicht an.

Katalogdateien aus dem bisherigen System werden als CSV, Excel oder BMEcat importiert. Punchout-Kataloge werden per OCI oder cXML neu angebunden. Kontrakte, Materialnummern und Stammdaten kommen aus dem ERP. Den Ablauf beschreibt die Seite „Katalogsystem ablösen“.

Erst nach Prüfung und Freigabe. Die Katalogdaten werden beim Import geprüft, fehlgeschlagene Importe sind in der Katalogliste gekennzeichnet. Danach durchläuft der Katalog eine mehrstufige Freigabe und erscheint anschließend im Catalog Shop.

Über ein Katalogupdate des Lieferanten: Er reicht im Vendor Portal eine neue Fassung seines Katalogs ein. Sie wird wie jeder Katalog geprüft und vom Einkauf freigegeben, erst danach gilt der neue Preis im Catalog Shop. Auf Wunsch kann der Einkauf Preise auch direkt im Catalog Management ändern.

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