BANF - Die Bestellanforderung im Beschaffungsprozess
Von der Bedarfserfassung bis zur genehmigten Bestellung
Die Bestellanforderung (BANF) ist die interne Anforderung, mit der ein Bedarfsträger die Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen anstößt. Sie durchläuft eine Freigabe und wird anschließend in eine verbindliche Bestellung an den Lieferanten umgewandelt.
- Strukturierte Bedarfserfassung
- Mehrstufige Freigabe-Workflows
- Katalog- und Freitext-Positionen
- Umwandlung in Bestellung
Was ist eine BANF?
Eine BANF (Bestellanforderung) ist die interne Aufforderung eines Bedarfsträgers an den Einkauf, eine bestimmte Ware oder Dienstleistung in einer bestimmten Menge zu einem bestimmten Termin zu beschaffen. Sie wird geprüft und freigegeben und erst danach in eine Bestellung an den Lieferanten umgesetzt; die BANF selbst bindet das Unternehmen nach außen nicht.
BANF, Bestellanforderung, Bedarfsanforderung: die Begriffe
BANF ist die in SAP gebräuchliche Abkürzung für Bestellanforderung und hat sich als allgemeiner Begriff im deutschsprachigen Einkauf durchgesetzt. Im Englischen heißt der Beleg Purchase Requisition, kurz PR.
Bedarfsanforderung und Bedarfsmeldung werden in vielen Unternehmen gleichbedeutend verwendet. Manche Organisationen unterscheiden feiner: Die Bedarfsmeldung ist dann die noch formlose Anfrage aus dem Fachbereich, die Bestellanforderung der formale Beleg im System mit Kontierung und Freigabe.
Bestellanforderung und Bestellung im Vergleich
| Kriterium | Bestellanforderung (BANF) | Bestellung |
|---|---|---|
| Richtung | Intern: vom Bedarfsträger an den Einkauf | Extern: vom Unternehmen an den Lieferanten |
| Wirkung | Keine Verpflichtung gegenüber Dritten | Verbindlicher Auftrag an den Lieferanten |
| Wer legt an? | Bedarfsträger, Disposition oder ein vorgelagertes System | Einkauf, oder automatisch aus der freigegebenen BANF |
| Lieferant | Kann offen sein oder als Wunschlieferant vorgeschlagen werden | Zwingend festgelegt |
| Preis | Geschätzter Preis oder Katalogpreis als Grundlage der Freigabe | Vereinbarter Preis und Konditionen |
| Freigabe | Fachliche und budgetäre Genehmigung des Bedarfs | Je nach Regelwerk eigene Freigabe des Einkaufs |
| Folgebelege | Anfrage, Bestellung | Wareneingang, Rechnung |
Typische Felder einer BANF
Je vollständiger eine BANF ausgefüllt ist, desto seltener muss der Einkauf nachfragen. Die folgenden Angaben finden sich in praktisch jedem System, auch wenn die Feldnamen abweichen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Anforderer | Person oder Abteilung, die den Bedarf hat |
| Material oder Kurztext | Materialnummer bei Lagermaterial, Katalogartikel oder frei formulierte Beschreibung |
| Menge und Mengeneinheit | Wie viel benötigt wird und in welcher Einheit |
| Lieferdatum | Termin, zu dem die Ware oder Leistung benötigt wird |
| Werk und Lieferadresse | Wohin geliefert werden soll |
| Warengruppe | Einordnung des Bedarfs; steuert oft die Zuständigkeit im Einkauf und die Freigabe |
| Kontierung | Wer die Kosten trägt: Kostenstelle, Auftrag, Projekt oder Anlage, dazu das Sachkonto |
| Preis | Katalogpreis oder Schätzwert; aus Menge und Preis ergibt sich der Wert, an dem die Freigabe hängt |
| Wunschlieferant oder Bezugsquelle | Vorschlag des Anforderers oder Verweis auf Rahmenvertrag und Katalog |
| Einkäufergruppe | Zuständige Einkäuferin oder zuständiges Team |
| Begründung und Anlagen | Zweck des Bedarfs, Angebote, Spezifikationen |
Der Freigabeablauf einer BANF
Erfassen
Der Bedarfsträger legt die BANF an, aus einem Katalog, mit einem Formular oder als Freitext, und ergänzt Kontierung und Termin.
Formale Prüfung
Das System prüft Pflichtfelder und Kontierung. Viele Unternehmen prüfen an dieser Stelle auch das verfügbare Budget.
Freigabe nach Wert und Zuständigkeit
Anhand von Wert, Kostenstelle und Warengruppe bestimmt die Freigabematrix, wer genehmigen muss. Bei höheren Werten folgen weitere Stufen nacheinander.
Ablehnung oder Rückfrage
Lehnt eine Stufe ab, geht die BANF mit Begründung an den Anforderer zurück, der sie ändern und erneut einreichen kann.
Bezugsquelle zuordnen
Der Einkauf ordnet der freigegebenen BANF einen Lieferanten zu, sofern Katalog oder Rahmenvertrag das nicht bereits vorgeben, und holt bei Bedarf Angebote ein.
Umsetzen in eine Bestellung
Aus der BANF entsteht die Bestellung, manuell durch den Einkauf oder automatisch, wenn Lieferant und Preis feststehen. Die BANF bleibt als Ursprungsbeleg mit der Bestellung verknüpft.
In SAP wird die Freigabe von Bestellanforderungen klassisch über Freigabestrategien mit Freigabecodes abgebildet; in S/4HANA stehen dafür zusätzlich flexible Workflows zur Verfügung.
BANF erstellen: Schritt für Schritt
Bedarf klären
Was genau wird gebraucht, in welcher Menge und bis wann? Gibt es dafür bereits einen Katalogartikel oder einen Rahmenvertrag?
Position anlegen
Katalogartikel auswählen oder, wenn es keinen gibt, den Bedarf als Freitext so beschreiben, dass der Einkauf ohne Rückfrage anfragen kann.
Menge, Termin und Lieferort eintragen
Realistische Termine nennen; ein pauschales sofort hilft dem Einkauf nicht bei der Priorisierung.
Kontieren
Kostenstelle, Auftrag oder Projekt angeben. Eine falsche Kontierung ist der häufigste Grund für Rückläufer.
Preis und Unterlagen ergänzen
Bei Freitextpositionen einen Schätzpreis angeben und vorhandene Angebote anhängen.
Prüfen und absenden
Nach dem Sichern startet die Freigabe. Den Status können Anforderer in der Regel jederzeit einsehen.
In SAP ERP und S/4HANA wird eine Bestellanforderung mit der Transaktion ME51N angelegt, mit ME52N geändert und mit ME53N angezeigt. Die Einzelfreigabe erfolgt mit ME54N, die Sammelfreigabe mit ME55. Die Bestellung zur BANF legt der Einkauf mit ME21N an; ME59N erzeugt Bestellungen automatisch aus zugeordneten Bestellanforderungen. In S/4HANA gibt es für diese Schritte zusätzlich Fiori-Apps.
eBANF: die elektronische Bestellanforderung
Als eBANF wird eine Bestellanforderung bezeichnet, die vollständig digital erfasst und freigegeben wird, meist in einer Weboberfläche statt auf Papier, in Excel oder per E-Mail. Der Begriff ist kein Standard, sondern eine verbreitete Bezeichnung für Lösungen, die das Erfassen für Gelegenheitsnutzer vereinfachen.
Typische Merkmale einer eBANF sind die Auswahl aus Katalogen statt freier Texteingabe, geführte Formulare für wiederkehrende Bedarfe, automatische Weiterleitung an die zuständigen Genehmiger, Statusverfolgung für den Anforderer und die Übergabe der freigegebenen Anforderung an das ERP. In SAP entsteht daraus am Ende wieder eine reguläre Bestellanforderung oder direkt eine Bestellung.
Woran BANFen in der Praxis hängen bleiben
- Unklare Freitexte: Der Einkauf muss nachfragen, was genau gemeint ist.
- Fehlende oder falsche Kontierung: Die BANF kommt zurück, bevor sie die Freigabe erreicht.
- Abwesende Genehmiger ohne Vertretungsregel: Die Anforderung liegt, bis jemand nachhakt.
- Aufgeteilte Bedarfe: Eine Anforderung wird in mehrere kleine zerlegt, um unter einer Wertgrenze zu bleiben.
- Bestellung vor der BANF: Die Ware ist bereits geordert, und die Anforderung wird nur noch nachträglich angelegt.
Verwandte Begriffe und passende Ovenca-Module
- Freigabematrix
Wer eine BANF bis zu welchem Wert freigeben darf.
- Freitextbestellung
Die BANF ohne Katalogartikel und ihre Tücken.
- Punchout-Katalog
Wie Positionen aus Lieferantenshops in die BANF gelangen.
- Maverick Buying
Beschaffung ohne BANF und wie man sie verringert.
- Katalog-Shop
Bedarfe aus Katalogen, Punchout-Shops und als Freitext in einem Warenkorb erfassen.
- Source-to-Pay
Die BANF als Startpunkt des operativen Beschaffungsprozesses.
Wie eine BANF den Einkauf strukturiert
Von der Bedarfserfassung über die Freigabe bis zur Bestellung
Bedarfserfassung
Der Bedarfsträger erfasst seinen Bedarf in einer Bestellanforderung. Positionen stammen entweder aus freigegebenen Katalogen oder werden als Freitext-BANF erfasst, wenn kein Katalogartikel vorliegt. Menge, Kostenstelle und benötigter Termin werden hinterlegt, sodass der Einkauf eine vollständige Grundlage für die weitere Bearbeitung erhält.
- Katalog- oder Freitext-Position
- Kostenstelle und Menge
- Bedarfstermin und Begründung
Freigabe und Genehmigung
Vor der Bestellung durchläuft die BANF einen Genehmigungsprozess. Abhängig von Wert, Warengruppe oder Kostenstelle wird sie über mehrstufige Freigabe-Workflows an die zuständigen Genehmiger geleitet. So stellen Unternehmen sicher, dass Beschaffungen budget- und richtlinienkonform sind, bevor eine verbindliche Verpflichtung gegenüber dem Lieferanten entsteht.
- Mehrstufige Genehmigung
- Regeln nach Wert und Warengruppe
- Rollen- und Rechtesteuerung
Umwandlung in Bestellung
Nach der Freigabe wird die Bestellanforderung in eine Bestellung umgewandelt und an den Lieferanten übermittelt. Die BANF selbst bleibt intern, die Bestellung ist die externe Verpflichtung. Jeder Schritt bleibt nachvollziehbar, was Transparenz über den gesamten Beschaffungsvorgang und eine saubere Audit-Grundlage schafft.
- Freigegebene BANF wird Bestellung
- Übermittlung an den Lieferanten
- Durchgängige Nachvollziehbarkeit
BANF-Prozesse mit Ovenca abbilden
Ovenca bildet den gesamten BANF-Prozess ab - von der Bedarfserfassung über die Freigabe bis zur Übergabe der Bestellung an Ihr ERP-System.
- Erfassung im Katalog-Shop
- Bedarfsträger erfassen Anforderungen als Warenkorb im Katalog-Shop - mit Katalog- oder Freitext-Positionen. Aus dem Warenkorb entsteht die Bestellanforderung, die anschließend in die Freigabe läuft.
- Mehrstufige Freigabe
- Ovenca unterstützt mehrstufige Freigabe-Workflows und ein feingranulares Rollen- und Rechtemanagement über das Modul Admin-Governance. So bleiben Genehmigungen richtlinienkonform und nachvollziehbar.
- Übergabe an Ihr ERP
- Über eine Schnittstelle übergibt Ovenca die freigegebene Anforderung beziehungsweise Bestellung an Ihr ERP-System. Die Plattform ist ERP-agnostisch und läuft On-Premise, in der Private Cloud oder hybrid.
BANF: Fragen und Antworten
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