Maverick Buying - wenn der Einkauf am Prozess vorbeiläuft
Verstehen, warum wildes Beschaffen entsteht und wie Sie es systematisch reduzieren
Maverick Buying bezeichnet Beschaffung, die definierte Einkaufsprozesse, Rahmenverträge und Kataloge umgeht. Statt über den freigegebenen Katalog wird direkt beim Lieferanten bestellt. Das kostet Geld, Transparenz und Compliance - lässt sich aber mit den richtigen Werkzeugen deutlich verringern.
- Ursachen verstehen
- Risiken einordnen
- Kataloge & Guided Buying
- Ausgabentransparenz schaffen
Was ist Maverick Buying?
Maverick Buying bezeichnet Beschaffung am Einkauf vorbei: Fachbereiche bestellen selbst bei Lieferanten, ohne den vorgesehenen Bestellprozess, bestehende Rahmenverträge oder freigegebene Kataloge zu nutzen. Dem Unternehmen entgehen dadurch verhandelte Konditionen, und Ausgaben, Lieferanten und Risiken werden erst sichtbar, wenn die Rechnung eintrifft.
Formen von Maverick Buying und Abgrenzung
Der Begriff wird unterschiedlich weit gefasst. In der Praxis lohnt es sich, die Formen getrennt zu betrachten, weil sie unterschiedliche Ursachen haben und unterschiedlich gemessen werden.
| Form | Was passiert | Woran man sie erkennt |
|---|---|---|
| Bestellung ohne Bestellprozess | Ein Fachbereich beauftragt per Telefon, E-Mail oder Webshop; im System gibt es keine Bestellung | Rechnung ohne Bestellbezug |
| Nachträgliche Bestellung | Die Bestellung wird erst angelegt, wenn Lieferung oder Rechnung schon da sind | Bestelldatum liegt nach Liefer- oder Rechnungsdatum |
| Kauf am Rahmenvertrag vorbei | Es wird ordnungsgemäß bestellt, aber bei einem anderen Lieferanten als dem Vertragslieferanten | Volumen in einer Warengruppe außerhalb der Vertragslieferanten |
| Kauf am Katalog vorbei | Statt des Katalogartikels wird ein Freitext angefordert | Freitextpositionen in Warengruppen mit Katalogabdeckung |
| Kauf über Kreditkarte oder Spesen | Bedarfe werden privat ausgelegt oder mit der Firmenkarte bezahlt | Kartenumsätze und Spesen in beschaffungsrelevanten Warengruppen |
Abzugrenzen ist Maverick Buying vom Tail Spend. Tail Spend beschreibt die vielen kleinen Ausgaben bei vielen Lieferanten, die zusammen nur einen kleinen Teil des Einkaufsvolumens ausmachen. Er kann regelkonform beschafft sein. Die beiden Themen überschneiden sich, weil Maverick Buying besonders häufig im Tail Spend auftritt.
Ursachen: warum am Einkauf vorbei bestellt wird
- Der offizielle Weg ist umständlicher als der direkte: zu viele Felder, zu viele Freigaben, zu lange Durchlaufzeiten.
- Der Bedarf ist im Katalog nicht zu finden, weil der Artikel fehlt oder die Suche ihn nicht findet.
- Rahmenverträge und Vertragslieferanten sind im Fachbereich nicht bekannt.
- Es eilt, und für dringende Bedarfe gibt es keinen geregelten schnellen Weg.
- Der Fachbereich bevorzugt einen vertrauten Lieferanten oder hält das eigene Angebot für günstiger.
- Neue Lieferanten lassen sich nur langsam anlegen, also wird erst bestellt und später formalisiert.
- Verstöße bleiben folgenlos, weil Rechnungen ohne Bestellung trotzdem bezahlt werden.
Böse Absicht ist selten der Grund. Meist ist Maverick Buying ein Hinweis darauf, dass der geregelte Prozess den Bedarf des Fachbereichs nicht gut genug bedient.
Folgen für Kosten, Risiko und Transparenz
- Verhandelte Preise und Mengenstaffeln werden nicht genutzt; zugesagte Abnahmemengen aus Rahmenverträgen werden verfehlt.
- Es wird bei Lieferanten gekauft, die nicht geprüft wurden, etwa auf Qualität, Versicherung, Datenschutz oder Sorgfaltspflichten in der Lieferkette.
- Ohne Bestellung fehlt die Grundlage für die Rechnungsprüfung; die Buchhaltung muss Rechnungen manuell klären.
- Budgetverantwortliche sehen Verpflichtungen erst, wenn die Rechnung kommt.
- Dem Einkauf fehlen verlässliche Daten über Volumen je Warengruppe und Lieferant, was die nächste Verhandlung schwächt.
Maverick Buying messen
Die gebräuchlichste Kennzahl ist die Maverick-Buying-Quote: das Einkaufsvolumen, das außerhalb der vorgesehenen Wege beschafft wurde, geteilt durch das gesamte Einkaufsvolumen im betrachteten Bereich. Vor der Berechnung muss feststehen, was als vorgesehener Weg gilt, zum Beispiel jede Bestellung mit vorheriger Freigabe bei einem Vertragslieferanten.
Ein Rechenbeispiel: In der Warengruppe Büromaterial wurden in einem Jahr 400.000 EUR ausgegeben. Davon entfielen 90.000 EUR auf Lieferanten ohne Rahmenvertrag oder auf Rechnungen ohne Bestellung. Die Maverick-Buying-Quote dieser Warengruppe liegt damit bei 90.000 geteilt durch 400.000, also 22,5 Prozent. Die Zahlen dienen nur der Veranschaulichung.
Weil sich die Quote selten aus einer einzigen Datenquelle ergibt, arbeiten viele Einkaufsabteilungen mit mehreren Indikatoren.
| Indikator | Aussage | Datenquelle |
|---|---|---|
| Anteil Rechnungen ohne Bestellbezug | Beschaffung ganz ohne Bestellprozess | Kreditorenbuchhaltung |
| Anteil nachträglich angelegter Bestellungen | Bestellprozess wird nur formal erfüllt | ERP: Bestelldatum im Vergleich zum Rechnungsdatum |
| Vertragsnutzung je Warengruppe | Anteil des Volumens bei Vertragslieferanten | Ausgabenanalyse nach Lieferant und Warengruppe |
| Katalogquote | Anteil der Bestellpositionen aus Katalogen gegenüber Freitext | Einkaufssystem |
| Anzahl Lieferanten je Warengruppe | Streuung des Volumens, Einmallieferanten | Kreditorenstamm und Umsätze |
| Kartenumsätze und Spesen in Katalogwarengruppen | Beschaffung über Zahlungswege außerhalb des Einkaufs | Kreditkarten- und Reisekostenabrechnung |
Sinnvoll ist die Auswertung je Warengruppe und Kostenstelle. Eine unternehmensweite Durchschnittsquote verdeckt, wo das Problem tatsächlich liegt.
Gegenmaßnahmen: was Maverick Buying wirklich verringert
Den geregelten Weg zum einfachsten machen
Ein Einstieg für alle Bedarfe, eine Suche über alle Kataloge und Lieferantenshops, wenige Pflichtfelder. Solange die direkte Bestellung beim Lieferanten schneller ist, wird sie genutzt.
Sortimentslücken schließen
Freitextanforderungen und Rechnungen ohne Bestellung auswerten: Was wiederholt angefordert wird, gehört in einen Katalog oder Rahmenvertrag.
Freigaben am Risiko ausrichten
Katalogartikel mit verhandelten Preisen brauchen bei kleinen Werten keine mehrstufige Genehmigung. Strenge Freigaben für Kleinstbeträge fördern die Umgehung.
Einen schnellen Weg für Eilbedarfe anbieten
Ein definierter Prozess für dringende Fälle ist besser als die stillschweigende Duldung nachträglicher Bestellungen.
Regeln für Rechnungen ohne Bestellung festlegen
Lieferanten wissen lassen, dass Rechnungen eine Bestellnummer brauchen, und intern klären, wer Ausnahmen genehmigt.
Transparenz in die Fachbereiche geben
Kostenstellenverantwortliche sollten regelmäßig sehen, was in ihrem Bereich am Prozess vorbei beschafft wurde.
Ausnahmen bewusst zulassen
Nicht jeder Kauf außerhalb des Katalogs ist ein Verstoß. Klar benannte Ausnahmen, etwa Notfälle in der Instandhaltung, halten die Regel glaubwürdig.
Verwandte Begriffe und passende Ovenca-Module
- Freitextbestellung
Der geregelte Weg für Bedarfe ohne Katalogartikel.
- BANF (Bestellanforderung)
Der Beleg, der beim Maverick Buying fehlt oder zu spät entsteht.
- Punchout-Katalog
Lieferantenshops in den Bestellprozess einbinden, statt sie daneben zu nutzen.
- Freigabematrix
Freigaben so gestalten, dass sie nicht zur Umgehung einladen.
- Katalogmanagement
Kataloge aktuell und vollständig halten, damit Bedarfe gefunden werden.
- Indirekter Einkauf
Wo Maverick Buying am häufigsten auftritt und wie man ihn organisiert.
Ursachen, Risiken und Gegenmaßnahmen
So entsteht Maverick Buying - und so bekommen Sie es in den Griff
Ursachen erkennen
Maverick Buying entsteht selten aus böser Absicht. Meist fehlt ein passender Katalogartikel, der offizielle Prozess ist zu umständlich oder eine Bestellung ist dringend. Wer die Auslöser kennt, kann gezielt ansetzen.
- Bequemlichkeit und Zeitdruck
- Fehlende Katalogartikel
- Dringende Bedarfe
Risiken einordnen
Bestellungen am Prozess vorbei führen zu höheren Preisen, weil Rahmenverträge und Mengenbündelung ungenutzt bleiben. Gleichzeitig entstehen Compliance-Risiken und die Ausgaben werden intransparent, was fundierte Entscheidungen erschwert.
- Höhere Kosten ohne Bündelung
- Compliance-Lücken
- Fehlende Ausgabentransparenz
Maverick Buying reduzieren
Der wirksamste Hebel ist ein Prozess, der einfacher ist als die Umgehung. Gut gepflegte, leicht durchsuchbare Kataloge, geführte Bestellprozesse und passende Freigabe-Workflows lenken Bedarfe zurück in geordnete Bahnen.
- Einfache, durchsuchbare Kataloge
- Guided Buying
- Freigabe-Workflows
Wie Ovenca wildes Beschaffen eindämmt
Ovenca ist eine ERP-agnostische Beschaffungsplattform, die es Mitarbeitenden leicht macht, den richtigen Weg zu gehen - mit Katalog-Shop, Governance und Reporting in einer Lösung.
- Einfacher Katalog statt Umgehung
- Der Catalog-Shop mit schneller Suche macht das Bestellen über freigegebene Kataloge einfacher als die Direktbestellung beim Lieferanten. Punchout via OCI oder cXML bindet zusätzlich externe Lieferantenkataloge ein und reduziert so Off-Catalog-Käufe.
- Governance und Freigaben
- Über das Admin-Governance-Modul steuern Sie Freigabe-Workflows sowie Rollen und Rechte. Bestellungen laufen kontrolliert und regelkonform ab, ohne dass der Prozess für die Mitarbeitenden umständlich wird.
- Transparenz über Ausgaben
- Mit dem Ausgaben- und Nutzungs-Reporting sehen Sie, wo, was und über welche Kanäle beschafft wird. So erkennen Sie Muster von Maverick Buying frühzeitig und können gezielt gegensteuern.
Maverick Buying: Fragen und Antworten
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