Lieferantenportal-Software: Ihr eigenes Portal für Lieferanten und Kataloge
Im Vendor Portal pflegen Ihre Lieferanten Artikel, Preise, Bilder und Dokumente selbst. Ihr Einkauf prüft, kommentiert und gibt frei.
Das Portal ist ein Modul der eProcurement-Software Ovenca und läuft in Ihrer Instanz. Es ist kein Lieferantennetzwerk: Lieferanten zahlen keine Netzwerkgebühren.
Ein Portal, das Sie für Ihre Lieferanten betreiben
Das Vendor Portal ist Lieferantenportal-Software für die einkaufende Seite. Sie stellen es Ihren Lieferanten bereit, und jeder Lieferant erhält einen eigenen Zugang. Die Pflege der Katalogdaten liegt beim Lieferanten, die Entscheidung über die Freigabe bei Ihrem Einkauf.
Damit entfällt der Austausch von Katalogdateien per E-Mail. Prüfung, Rückfragen und Freigabe finden an einer Stelle statt und bleiben nachvollziehbar.
Ovenca prüft jeden Katalog beim Einreichen und zeigt dem Lieferanten je Artikel, was fehlt oder falsch ist. Der Lieferant korrigiert die Daten selbst oder lädt den Katalog erneut hoch. Ihr Einkauf bekommt nur geprüfte Kataloge zur Freigabe und muss Fehler nicht selbst suchen oder zurückmelden.
- Nutzer
- Lieferanten für die Pflege, der Einkauf für Prüfung und Freigabe
- Betrieb
- Teil Ihrer Ovenca-Instanz, On-Premise oder in der Private Cloud
- Kosten für Lieferanten
- Keine Netzwerkgebühren
- Abgrenzung
- Kein öffentliches Lieferantenverzeichnis und kein Marktplatz
- Ergebnis
- Geprüfte Kataloge, die nach der Freigabe im Catalog Shop bestellbar sind
Der Weg eines Katalogs durch das Portal
Vier Schritte vom Upload bis zur Freigabe, gezeigt an den Ansichten, mit denen Lieferanten arbeiten.
Katalog hochladen
Der Lieferant lädt seinen Katalog als CSV-Datei oder als ZIP-Archiv mit CSV-Dateien hoch. Ein Assistent führt durch vier Schritte: Katalog, Bilder, Dokumente und Freigabe.
- Bilder und Dokumente haben eigene Schritte im Assistenten.
- Eine Datei mit gleichem Namen ersetzt die Artikel der früheren Datei.
- Die neuen Artikel werden nach dem Einreichen validiert.
Die Abbildungen auf dieser Seite zeigen eine Demo-Umgebung mit Beispieldaten.
Probleme je Artikel beheben
Die Validierung zeigt zu jedem Artikel eine Problemliste. Im Beispiel ist der Pflichtwert Produktname leer, das Bild fehlt und die angegebene Warengruppe existiert nicht.
- Filter auf Einträge mit Problemen
- Artikel im Portal anlegen, bearbeiten, ansehen und löschen
- Korrektur im Portal oder durch erneuten CSV-Upload
Rückfragen des Freigebers klären
Lehnt der Freigeber einen Katalog ab, sieht der Lieferant den Grund und die Kommentare an den betroffenen Artikeln. Er korrigiert die Einträge und reicht den Katalog erneut ein.
- Ablehnungsgrund am Kopf der Ansicht
- Kommentare je Artikel mit Zähler
- Bilder und Anhänge lassen sich in derselben Ansicht nachreichen
Status und Verlauf einsehen
Die Katalogübersicht zeigt je Katalog den Status, im Beispiel „To approval“ und „Approved“. Darunter steht der Verlauf jedes Katalogs mit Zeitstempel.
- Status je Katalog mit Datum der letzten Änderung
- Delta-Upload und Bearbeitung für freigegebene Kataloge
- Verlauf mit Zeitpunkt, Art und Beschreibung des Vorgangs
Was der Einkauf steuert
Der Lieferant pflegt, der Einkauf entscheidet. Das Portal hält fest, wer was eingereicht und freigegeben hat.
Freigabe durch den Einkauf
Kein Katalog wird ohne Freigabe bestellbar. Freigaben können mehrstufig sein, das Routing kann nach Warengruppe erfolgen.
Kommentare am Artikel
Freigeber begründen eine Ablehnung und kommentieren einzelne Artikel. Der Lieferant sieht die Kommentare dort, wo er korrigiert.
Frei konfigurierbare Fragebögen
Neben Katalogdaten können Sie Angaben von Ihren Lieferanten abfragen. Welche Fragen ein Fragebogen enthält, legen Sie selbst fest.
Status und Verlauf
Jeder Katalog hat einen Status und einen Verlauf mit Zeitstempel. Vorgänge werden im Audit Trail protokolliert.
Keine Netzwerkgebühren
Ovenca ist Software in Ihrem Betrieb und kein Lieferantennetzwerk. Für Ihre Lieferanten fallen keine Netzwerkgebühren an.
Einbindung in die Plattform
Das Vendor Portal ist der Eingang für Katalogdaten von Lieferanten. Was danach geschieht, übernehmen die anderen Module.
- Upload im Portal
- CSV-Dateien und ZIP-Archive mit CSV-Dateien
- Import durch den Einkauf
- CSV, Excel und BMEcat im Catalog Management
- Lieferanten mit eigenem Shop
- Anbindung als Punchout-Katalog per OCI oder cXML
- Catalog Shop
- Freigegebene Kataloge stehen den Anforderern im Shop zur Verfügung
- ERP
- Bestellanforderungen und Bestellungen werden an SAP, Microsoft Dynamics, Oracle, Infor, Sage, DATEV oder Eigenentwicklungen übergeben
Funktionsumfang des Vendor Portal
Die Tabelle fasst die Funktionen für Lieferanten und Freigeber zusammen.
| Bereich | Funktion | Umfang |
|---|---|---|
| Katalogpflege | Upload | CSV oder ZIP mit CSV-Dateien, Assistent in vier Schritten |
| Katalogpflege | Bearbeitung im Portal | Artikel anlegen, bearbeiten, ansehen und löschen |
| Katalogpflege | Delta-Upload | Für bestehende Kataloge |
| Katalogpflege | Punchout Level 2 | Artikel des eigenen Shops per Katalogimport, im Einkaufsportal auffindbar |
| Medien | Bilder und Dokumente | Eigene Schritte im Assistenten, Nachreichen von Bildern und Anhängen |
| Prüfung | Validierung | Problemliste je Artikel, Filter auf Einträge mit Problemen |
| Prüfung | Korrektur durch den Lieferanten | Fehler im Portal beheben oder Katalog erneut hochladen, ohne Zutun des Einkaufs |
| Freigabe | Kommentare | Ablehnungsgrund und Kommentare je Artikel |
| Freigabe | Status | Status je Katalog |
| Nachweis | Verlauf | Vorgänge je Katalog mit Zeitstempel |
| Lieferantenauskunft | Fragebögen | Frei konfigurierbar |
| Kosten | Netzwerkgebühren | Keine für Lieferanten |
Häufige Fragen zur Lieferantenportal-Software
Demo oder Fachgespräch anfragen
Nennen Sie uns kurz Ihre Systemlandschaft und Ihren Anlass. Ihr Ansprechpartner ist Jens Bohl.