Purchase-to-Pay (P2P): vom Bedarf bis zur bezahlten Rechnung
Der operative Beschaffungsprozess in sieben Schritten
Purchase-to-Pay, kurz P2P, bezeichnet den operativen Beschaffungsprozess von der Bedarfsmeldung über Bestellung und Wareneingang bis zur Zahlung der Lieferantenrechnung. Procure-to-Pay meint denselben Prozess.
- Bedarf und Bestellanforderung
- Freigabe und Bestellung
- Wareneingang und Rechnungsprüfung
- Zahlung
Was ist Purchase-to-Pay?
Purchase-to-Pay (P2P) ist der operative Beschaffungsprozess eines Unternehmens: von der Bedarfsmeldung über Bestellanforderung, Freigabe, Bestellung und Wareneingang bis zur Prüfung und Zahlung der Lieferantenrechnung. Der Begriff beschreibt einen Prozess, an dem Fachbereiche, Einkauf und Kreditorenbuchhaltung beteiligt sind, und keine bestimmte Software. Procure-to-Pay bezeichnet denselben Prozess.
- BedarfOvenca
- BestellanforderungOvenca
- FreigabeOvenca
- BestellungERP
- WareneingangERP
- RechnungsprüfungERP
- ZahlungERP
Übergabe der freigegebenen Anforderung oder Bestellung an das ERP per OCI, cXML oder API
Purchase-to-Pay und Procure-to-Pay: zwei Namen für einen Prozess
Purchase-to-Pay und Procure-to-Pay werden gleichbedeutend verwendet und beide mit P2P abgekürzt. Im deutschen Sprachraum ist Purchase-to-Pay verbreitet, im englischen überwiegt Procure-to-Pay. Einen inhaltlichen Unterschied gibt es nicht: Beide Begriffe meinen den Weg vom Bedarf bis zur Zahlung.
Gelegentlich ist auch von Requisition-to-Pay (R2P) die Rede. Der Begriff entspricht P2P und hebt die Bestellanforderung als Ausgangspunkt hervor. Ein eigener deutscher Fachbegriff hat sich nicht durchgesetzt; sinngemäß bedeutet Purchase-to-Pay: vom Einkauf bis zur Zahlung.
Der Purchase-to-Pay-Prozess in sieben Schritten
Die Zahl der Schritte wird je nach Quelle unterschiedlich gezählt, die Abfolge ist aber überall dieselbe.
Bedarf
In einem Fachbereich entsteht ein Bedarf an einer Ware oder Dienstleistung. Der Bedarfsträger sucht im Katalog oder beschreibt den Bedarf frei, wenn es keinen passenden Artikel gibt.
Bestellanforderung (BANF)
Aus dem Bedarf entsteht die Bestellanforderung mit Menge, Termin, Lieferort und Kontierung. Sie ist ein interner Beleg und verpflichtet das Unternehmen noch nicht gegenüber dem Lieferanten.
Freigabe
Die Anforderung wird nach Wert, Kostenstelle oder Warengruppe an die zuständigen Genehmiger geleitet. Wer bis zu welchem Betrag freigeben darf, regelt die Freigabematrix.
Bestellung
Aus der freigegebenen Anforderung wird die Bestellung erzeugt und an den Lieferanten übermittelt. Erst sie ist der verbindliche Auftrag.
Wareneingang
Die Lieferung wird angenommen und mit Bezug zur Bestellung gebucht. Bei Dienstleistungen tritt die Leistungserfassung an diese Stelle.
Rechnungsprüfung
Die Lieferantenrechnung wird mit Bestellung und Wareneingang abgeglichen. Stimmen Menge und Preis überein, kann sie ohne Rückfrage zur Zahlung freigegeben werden.
Zahlung
Die Kreditorenbuchhaltung zahlt nach den vereinbarten Zahlungsbedingungen und verbucht den Vorgang. Damit ist der Prozess abgeschlossen.
Purchase-to-Pay, Source-to-Pay und Order-to-Cash im Vergleich
Source-to-Pay ist der weiter gefasste Begriff: Er schließt den strategischen Einkauf ein, der vor dem ersten Bedarf liegt. Order-to-Cash beschreibt dagegen die Vertriebsseite. Was für das einkaufende Unternehmen Purchase-to-Pay ist, ist für den Lieferanten Order-to-Cash.
| Kriterium | Purchase-to-Pay (P2P) | Source-to-Pay (S2P) | Order-to-Cash (O2C) |
|---|---|---|---|
| Perspektive | Einkaufendes Unternehmen | Einkaufendes Unternehmen | Verkaufendes Unternehmen |
| Beginnt mit | Bedarf und Bestellanforderung | Bedarfsanalyse und Lieferantensuche | Auftrag des Kunden |
| Endet mit | Bezahlter Lieferantenrechnung | Bezahlter Lieferantenrechnung | Zahlungseingang des Kunden |
| Umfang | Operativer Einkauf und Rechnungsabwicklung | Strategischer und operativer Einkauf | Auftragsabwicklung, Lieferung, Fakturierung |
| Beteiligte | Bedarfsträger, operativer Einkauf, Kreditorenbuchhaltung | Zusätzlich strategischer Einkauf | Vertrieb, Logistik, Debitorenbuchhaltung |
Typische Schwachstellen im P2P-Prozess
Die meisten Störungen entstehen am Anfang des Prozesses und werden erst am Ende sichtbar, wenn die Rechnung nicht zur Bestellung passt.
- Freitextbestellungen: Ohne Katalogartikel fehlen Preis, Lieferant und Warengruppe. Der Einkauf muss nachfragen, und die Bestellung lässt sich später schwer auswerten.
- Maverick Buying: Fachbereiche bestellen am Prozess vorbei direkt beim Lieferanten. Verhandelte Konditionen und Freigaben werden umgangen.
- Rechnungen ohne Bestellbezug: Fehlt die Bestellnummer, lässt sich die Rechnung nicht automatisch abgleichen und muss manuell zugeordnet und geprüft werden.
- Medienbrüche: Bedarfe per E-Mail oder Tabelle werden im ERP ein zweites Mal erfasst. Das kostet Zeit und führt zu Übertragungsfehlern.
- Liegengebliebene Freigaben: Ohne Vertretungsregel wartet die Anforderung, bis jemand nachhakt.
Welche Systeme den P2P-Prozess tragen
In den meisten Unternehmen führt das ERP die Belege des Prozesses: Bestellung, Wareneingang, Rechnung und Zahlung. Die Schritte davor, also Suche, Warenkorb, Bestellanforderung und Freigabe, laufen häufig in einer vorgelagerten Einkaufsplattform, weil dort viele gelegentliche Besteller, viele Lieferanten und viele Kataloge zusammenkommen.
Besonders im indirekten Einkauf mit vielen kleinen, gleichartigen Bestellungen entscheidet dieser vordere Teil darüber, wie viele Vorgänge ohne Nacharbeit durchlaufen.
Verwandte Begriffe und passende Ovenca-Module
- Source-to-Pay
Der ausführliche Leitfaden: P2P plus Sourcing, Vertrag und Lieferantenmanagement.
- BANF (Bestellanforderung)
Der Beleg, mit dem der P2P-Prozess formal beginnt.
- Freigabematrix
Wer eine Anforderung bis zu welchem Wert freigeben darf.
- Freitextbestellung
Bestellen ohne Katalogartikel und die Folgen für den Prozess.
- Maverick Buying
Beschaffung am Prozess vorbei und wie man sie verringert.
- Catalog Shop
Suche, Warenkorb und Bestellanforderung für Bedarfsträger.
Was einen P2P-Prozess belastbar macht
Drei Voraussetzungen, die am Anfang des Prozesses geschaffen werden und sich bis zur Rechnung auswirken
Katalog statt Freitext
Wer aus einem freigegebenen Katalog bestellt, übernimmt Artikel, Preis, Lieferant und Warengruppe aus gepflegten Daten. Die Bestellanforderung ist damit vollständig, bevor der Einkauf sie sieht.
- Verhandelte Preise in der Anforderung
- Lieferant und Warengruppe vorgegeben
- Weniger Rückfragen des Einkaufs
Freigabe vor der Bestellung
Die Genehmigung gehört vor die Bestellung und nicht vor die Rechnung. Klare Regeln nach Wert, Kostenstelle und Warengruppe sorgen dafür, dass Anforderungen ohne Umweg bei den zuständigen Personen ankommen.
- Regeln nach Wert und Kostenstelle
- Vertretung bei Abwesenheit
- Nachvollziehbare Entscheidungen
Bestellbezug bis zur Rechnung
Jeder Folgebeleg verweist auf die Bestellung: Wareneingang, Rechnung und Zahlung. Nur so lässt sich die Rechnung gegen Bestellung und Wareneingang abgleichen, ohne dass jemand suchen muss.
- Bestellnummer auf der Rechnung
- Wareneingang mit Bezug zur Bestellung
- Einmalige Datenerfassung
Welchen Teil von Purchase-to-Pay Ovenca abdeckt
Ovenca deckt den vorderen Teil des P2P-Prozesses vor dem ERP ab: vom Katalog bis zur Übergabe der freigegebenen Anforderung oder Bestellung. Wareneingang, Rechnungsprüfung und Zahlung bleiben im ERP.
- Kataloge und Lieferantenanbindung
- Im Catalog Management werden Lieferantenkataloge importiert, validiert und freigegeben. Über das Vendor Portal pflegen Lieferanten ihre Kataloge selbst; der Einkauf prüft und gibt frei.
- Suche und Warenkorb im Catalog Shop
- Bedarfsträger suchen über alle freigegebenen Kataloge und über Punchout-Kataloge mit Level 2 und legen Katalog-, Punchout- und Freitextpositionen in einen gemeinsamen Warenkorb.
- Bestellanforderung und Freigabe
- Aus dem Warenkorb entsteht die Bestellanforderung. Sie durchläuft mehrstufige Freigaben nach Wert, Kostenstelle oder Kategorie.
- Übergabe an das ERP
- Freigegebene Warenkörbe, Bestellanforderungen oder Bestellungen übergibt Ovenca per OCI, cXML oder API an das ERP, ohne erneute Erfassung.
- Was im ERP bleibt
- Das ERP bleibt führend für Bestellung, Wareneingang, Rechnungsprüfung und Zahlung. Rechnungseingang, Rechnungsprüfung und Zahlungsverkehr sind kein Bestandteil von Ovenca.
Purchase-to-Pay: Fragen und Antworten
Weiterführende Seiten
Prüfen Sie, wo Ovenca in Ihren P2P-Prozess passt
In einem Gespräch gehen wir Ihre Schritte vom Bedarf bis zur Übergabe an das ERP durch und sagen Ihnen offen, welche Teile Ovenca übernimmt und welche im ERP bleiben.