LkSG-Dokumentation: Nachweise und Audit-Trail im Einkauf
Was fortlaufend zu dokumentieren ist, wie lange es aufzubewahren ist und welchen Teil der Einkauf mit Ovenca abdeckt.
Nach § 10 Abs. 1 LkSG ist die Erfüllung der Sorgfaltspflichten unternehmensintern fortlaufend zu dokumentieren; die Dokumentation ist mindestens sieben Jahre aufzubewahren. Wer Nachweise erst bei einer Anfrage aus E-Mails und Ordnern zusammensucht, verliert Zeit und findet Lücken. Ovenca protokolliert die Vorgänge im Einkauf in dem Moment, in dem sie entstehen.
- Audit-Trail
- Export als CSV oder JSON
- Aufbewahrung einstellbar
- Rechtsstand Oktober 2026
Dokumentationspflicht und Berichtspflicht sind zwei verschiedene Dinge
§ 10 LkSG regelt beides: die interne Dokumentation in Absatz 1 und den jährlichen Bericht in den folgenden Absätzen. Der Regierungsentwurf zur Änderung des LkSG sieht vor, die Berichtspflicht zu streichen, und das BAFA prüft Unternehmensberichte seit 2025 nicht mehr. Die Dokumentationspflicht ist davon nicht betroffen. Unabhängig vom Gesetz verlangen auch Kunden, Wirtschaftsprüfer und die interne Revision nachvollziehbare Unterlagen. Diese Seite ist keine Rechtsberatung.
Was zur LkSG-Dokumentation gehört und was Ovenca davon festhält
Vier Ebenen. Zwei davon entstehen im Einkaufssystem, zwei werden außerhalb geführt.
Vorgänge im Einkauf
Ovenca protokolliert Benutzeraktionen mit Zeitstempel, Benutzerkennung und Aktion.
- Bestellungen und Freigaben
- Katalogänderungen mit altem und neuem Wert
- Benutzer- und Rollenänderungen
- Administrationsvorgänge und API-Aufrufe
Lieferantenunterlagen
Was Lieferanten im Vendor Portal einreichen, wird mit Status und Verlauf festgehalten.
- Selbstauskünfte und Zertifikate aus dem Onboarding
- Einreichungen, Freigaben und Ablehnungen mit Zeitstempel
- Änderungshistorie mit Vergleich alter und neuer Werte
- Kommentare zwischen Einkauf und Lieferant
Risikoanalyse und Maßnahmen
Bewertungen, Begründungen, Maßnahmenpläne und Wirksamkeitskontrollen gehören zur Dokumentation, entstehen aber nicht in Ovenca.
- Führung im Compliance-Werkzeug oder in der Vorlage
- Ovenca liefert Bestell- und Katalogdaten als Export
- Sperren von Katalogen und Artikeln sind in Ovenca nachvollziehbar
- Verknüpfung über die Lieferantennummer aus dem ERP
Auswertungen und Exporte
Für Revision, Kundenanfragen und Geschäftsleitung werden Daten aus mehreren Quellen zusammengeführt.
- Protokollexport als CSV oder JSON
- Bestell- und Nutzungsstatistiken, exportierbar für Excel
- Berichtszugriff nach Rolle steuerbar
- Fertige LkSG- oder CSDDD-Berichte erzeugt Ovenca nicht
Was eine belastbare Dokumentation ausmacht
Belastbar wird eine Dokumentation durch die Art, wie die Daten entstehen, und nicht durch einen Bericht am Jahresende.
- Erfassung im Vorgang
- Freigaben und Änderungen werden protokolliert, wenn sie geschehen, und müssen nicht nachträglich rekonstruiert werden.
- Verlauf statt Überschreiben
- Im Vendor Portal bleibt die Änderungshistorie je Artikel und Katalog erhalten, einschließlich früherer Werte.
- Aufbewahrung passend einstellen
- Audit-Logs werden in Ovenca standardmäßig mindestens zwei Jahre aufbewahrt; die Dauer lässt sich auf bis zu zehn Jahre verlängern. Für die sieben Jahre des LkSG muss sie entsprechend eingestellt werden.
- Rollen und Zugriff
- Rollen und Rechte legen fest, wer Protokolle und Berichte sehen darf. Eigene Rollen lassen sich definieren.
- Datenhaltung in der EU
- Ovenca lässt sich On-Premise oder als Private Cloud in EU-Rechenzentren betreiben. Zugriffe werden über Rollen und Rechte, Single Sign-on und Mehr-Faktor-Authentifizierung gesteuert.
- Im Konzerneinsatz bei LANXESS
- Die LANXESS AG arbeitet seit 2014 mit Onveda und setzt Ovenca weltweit als eProcurement-Plattform ein, mit Freigabeprozessen, SAP-Integration und Reporting.
Fragen und Antworten zur LkSG-Dokumentation
Weiterführende Seiten
Dokumentation, die im Einkaufsprozess entsteht
Wir sehen uns gemeinsam an, welche Nachweise Ihre Revision verlangt, was Ovenca davon protokolliert und was aus anderen Systemen kommen muss.