LkSG-Dokumentation und Auditierbarkeit sicherstellen
Dokumentation, die Audits besteht – ohne Extra-Projekt
Jede Entscheidung, jede Freigabe, jeder Nachweis historisiert. Der BAFA-Bericht und interne Revisions-Exports entstehen aus dem Betrieb – nicht daneben.
§ 10 LkSG verlangt Dokumentation und Bericht. Die Praxis zeigt: Wenn Nachweise nachträglich aus E-Mails und Ordnern zusammengesucht werden, kostet es Wochen – und Lücken sind unvermeidlich. Ovenca dokumentiert den kompletten Sorgfaltsprozess kontinuierlich und audit-fähig.
Dokumentation ist Nebenprodukt – nicht Extra-Aufwand
Das LkSG verlangt eine Dokumentation der Erfüllung aller Sorgfaltspflichten sowie einen jährlichen Bericht an das BAFA. Wer diese Pflicht erst am Jahresende bedient, landet in Rekonstruktions-Projekten. Ovenca dreht das Verhältnis um: Jede Entscheidung im Lieferantenportal und im Katalog wird im Moment des Geschehens strukturiert erfasst. Der Jahresbericht ist dann ein Export, kein Projekt.
Lückenlos – von der Freigabe bis zum BAFA-Bericht
Ovenca deckt die vier Ebenen ab, die das LkSG und externe Audits verlangen: operative Protokolle, historisierte Policies, Lieferanten-Nachweise und aggregierte Berichte.
Operativer Audit-Trail
Jede Aktion im System – Onboarding, Fragebogen-Antwort, Nachweis-Upload, Freigabe, Eskalation – wird pseudonymisiert und versioniert protokolliert.
- Wer, wann, was, warum – für jede Änderung
- Pseudonymisierung für DSGVO-Konformität
- Read-Only-Zugriff für interne Revision
- Export als PDF, CSV oder strukturiert
Policy-Historisierung
Risikokategorien, Schwellwerte, Fragebögen und Eskalationsregeln werden versioniert – inklusive Begründung bei Policy-Änderungen.
- Welche Policy galt im Moment der Freigabe?
- Begründung bei jeder Änderung verpflichtend
- Vergleich zwischen Policy-Versionen
- Nachvollzug für Auditoren in Minuten
Lieferanten-Nachweise
Zertifikate, Selbstauskünfte, Nachweise – alles strukturiert am Lieferantenstamm, mit Gültigkeits- und Ablaufdaten.
- Volltext-Suche über alle Nachweise
- Ablauf-Warnungen automatisiert
- Versionierung bei Nachreichungen
- Filter nach Risikoklasse, Warengruppe, Land
BAFA-Jahresbericht und interne Reports
Standard-Exporte für den BAFA-Bericht gemäß § 10 Abs. 2 sowie konfigurierbare Reports für Vorstand, Aufsichtsrat und interne Revision.
- BAFA-Bericht: 10 Pflichtangaben abgedeckt
- Management-Dashboards nach Risikoklasse
- Revisions-Export mit kompletter Evidenzkette
- PDF- und strukturierte Datenformate
Sechs Faktoren, die Ovencas Dokumentation audit-fest machen
Audit-Sicherheit entsteht nicht durch eine Schaltfläche „Bericht erstellen“, sondern durch die Art, wie Daten entstehen. Diese sechs Eigenschaften machen Ovencas Dokumentation prüffähig.
Kontinuierliche Erfassung
Nachweise und Entscheidungen werden im Moment des Geschehens erfasst – nicht nachträglich rekonstruiert.
Versionierung statt Überschreiben
Keine Änderung ersetzt die vorherige Version. Der komplette Verlauf bleibt abrufbar.
Rollenbasierte Transparenz
Einkauf sieht operative Sicht, Compliance steuert Policies, Revision liest den kompletten Trail. Keine Rolle überschreibt Evidenz.
Sieben Jahre EU-Hosting
Aufbewahrung in der EU, unter Ihrer Kontrolle – On-Premise oder Private Cloud. Auch bei Wechseln oder Audits bleibt die Datenhoheit bei Ihnen.
DSGVO-konforme Pseudonymisierung
Personenbezogene Daten werden nur soweit erfasst, wie Sorgfaltspflicht und Nachweis es erfordern. Audit-Trail bleibt trotzdem vollständig.
Konzernerprobt seit 2014
Ein DAX-Konzern mit komplexer Lieferantenlandschaft hat Revisions- und Audit-Anforderungen seit über einer Dekade an Ovenca gestellt – das Ergebnis ist in der Plattform verbaut.
Dokumentation und Audit: was die interne Revision wissen will
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Audit-Sicherheit entsteht im Betrieb, nicht am Jahresende
Lassen Sie uns Ihre aktuellen Nachweis- und Revisionsprozesse ansehen. In einem kurzen Gespräch zeigen wir Ihnen, welche Dokumentations-Lücken sich mit Ovenca ohne zusätzliches System schließen lassen.
Audit- und Dokumentationsanforderungen besprechen
Schicken Sie uns Ihre Revisions-Anforderungen – wir skizzieren, wie Ovenca sie abdeckt.